Anleitung

Spesen erfassen

LogMyTime erlaubt Ihnen, Spesen und Ausgaben zu erfassen und bequem auszuwerten. Die Werte können Sie dann bequem auswerten. Eine Beispielauswertung können Sie sich hier herunterladen.

Spesen-Zusatzfelder anlegen

Stellen Sie zunächst einmalig in LogMyTime ein, dass Spesen erfasst werden sollen.

Loggen Sie sich dazu als Administrator in LogMyTime ein.

Gehen Sie zu:
Verwaltung > Firmenweite Einstellungen > Zusatzfelder

Wählen Sie nun:
Neues Zusatzfeld erstellen

Wählen Sie dann:
Spesen in Euro

Währung ändern

Sie können in LogMyTime Währung und Maßeinheit einstellen:

  • statt in Euro können Sie in Schweizer Franken (CHF), GBP und USD erfassen
  • statt Kilometer können Sie Meilen angeben.
Auf der Seite "Neues Zusatzfeld anlegen" finden Sie oben im blauen Info-Feld einen Link. Klicken Sie auf diesen Link. Wählen Sie im dann erscheinenden Formular einfach Ihre bevorzugte Währung und Maßeinheit aus.

Spesen genauer erfassen

Reicht Ihnen die Eingabe des reinen Euro-Betrags, dann sind Sie nun schon fertig mit den Erstellen des Zusatzfeldes.

Sie können allerdings auch festhalten, welche Spesen erfasst wurden. Dazu legen Sie ein weiteres Zusatzfeld an, mit folgenden Einstellungen an:
Frei einstellbares Zusatzfeld > Im Formular zum Eintragen von neuen Zeiteinträgen>
Name " Spesenbeschreibung" > Datentyp "Freier Text"

Spesen erfassen

LogMyTime wird beim Anlegen eines neuen Zeiteintrags nun auch nach den Spesen fragen. Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter können diese einfach in das Formular eintragen.

Der Zeiteintrag mit den erfassten Zusatzinformationen erscheint nun in der Zeiteintragsliste.

Tipp: Falls Sie einmal Spesen, aber keine Arbeitszeit festhalten wollen, können Sie dazu einen Zeiteintrag mit einer Dauer von 0 und der Angabe der angefallenen Spesen anlegen. Dieser Eintrag wird in Auswertungen aufgelistet, wirkt sich aber nicht auf Ihre Gesamtarbeitszeit aus.

Spesen auswerten

Spesenauswertung

Eine Spesen-Auswertung finden Sie unter: Auswertungen > Spesenauswertung

Zeiteintragsverwaltung und CSV-Export

Sie können sich alle Zeiteinträge mit Spesen auflisten lassen. Zeigen Sie dazu die Zeiteintragsverwaltung an. Diese finden Sie unter: Verwaltung > Zeiteinträge

Klicken Sie dann auf Weitere Filter und filtern Sie nach Spesen größer 0 . Nun werden Ihnen alle Zeiteinträge angezeigt, bei denen Spesen erfasst wurden.

Falls Sie diese Daten nun weiterverarbeiten wollen, können Sie die gefilterten Zeiteinträge als CSV-Datei exportieren. Die exportierte Datei lässt sich dann in einer Tabellenkalkulation wie etwa Excel weiter verarbeiten.

Siehe auch

Mit den Zusatzfeldern in LogMyTime können Sie zahlreiche weitere Informationen festhalten.