Falls Sie Ihr LogMyTime Konto schon einige Jahre nutzen, kann es mit der Zeit unübersichtlich werden. Egal ob überflüssige Daten oder unpassende Einstellungen, die nicht mehr zu Ihren Arbeitsabläufen passen.
Hier finden Sie eine Anleitung und Checkliste, wie Sie Ihr LogMyTime Konto systematisch einmal durchgehen und aufräumen. Hierdurch wird LogMyTime für Sie und Ihre Kollegen beschleunigt und wieder einfacher zu bedienen.
LogMyTime bietet mehrere Möglichkeiten zum Ablegen von Daten. Dabei werden diese Daten nicht gelöscht, sondern nur ausgeblendet. Sie können jederzeit wieder eingeblendet werden. So können Sie Ihre Datenbank aufgeräumt und übersichtlich halten, ohne dass jemals Daten verloren gehen.
Gehen Sie zu Verwaltung > Firmenweite Einstellungen. Schauen Sie sich systematisch alle Einstellungen durch, ob Sie dort etwas anpassen können.
Eine der wichtigsten Einstellungen, die Sie anpassen können, ist die Einstellung zur Behandlung von Abgelegten Daten.
In LogMyTime können Sie selbst bestimmen, ob und wie lange Ihnen alte Daten als Filter in den Auswertungsparametern angezeigt werden. Eine ausführliche Anleitung dazu: Abgelegte Daten in Auswertungsparametern
Unklare Projektnamen und doppelte Tätigkeiten führen schnell zu Unübersichtlichkeit in der Zeiterfassung. Gerade wenn mehrere Mitarbeiter mit LogMyTime arbeiten, entstehen unterschiedliche Schreibweisen und Strukturen.
Für eine saubere und langfristig übersichtliche Nutzung von LogMyTime empfiehlt es sich daher, sich kurz zusammenzusetzen und firmeninterne Regeln festzulegen, wer neue Daten anlegt und wie diese benannt werden sollen. Wir empfehlen, dass dies nicht durch einen Administrator alleine festgelegt wird, sondern dass die Mitarbeiter, die mit LogMyTime am meisten im Büro arbeiten, in die Festlegung der Regeln einbezogen werden. So können Sie gemeinsam eine Struktur schaffen, die zu Ihren Arbeitsabläufen passt und von allen Mitarbeitern mitgetragen wird. Dies stärkt die Akzeptanz der Regeln und sorgt dafür, dass diese auch langfristig eingehalten werden.
Gibt es in der Firma Projektgliederungen? Falls ja, können Sie diese auf verschiedene Arten gliedern:
Erstellen Sie ein kurzes internes Dokument mit Beispielen. So bleibt die Struktur auch bei neuen Mitarbeitern dauerhaft erhalten.
Nachdem Sie in den Konventionen festgelegt haben, durch wen und wie die Daten erstellt werden sollen, können Sie nun in LogMyTime überprüfen, ob die passenden Mitarbeiter dies auch dürfen. Dies umfasst 2 Gebiete.
Unter Verwaltung > Firmenweite Einstellungen > Benutzerrechte können Sie festlegen, welche Rechtegruppe was darf. Die Anleitung zum Thema Benutzerrechte erklärt die möglichen Einstellungen im Detail.
Zum Abschluss können Sie unter Verwaltung > Mitarbeiter kontrollieren, ob alle Mitarbeiter die jeweils passenden Rechte haben und bei Bedarf einem Mitarbeiter ein anderes Benutzerrecht zuweisen.