Anleitung

Urlaub Fehlzeiten

Urlaub erfassen und auswerten

Halten Sie in LogMyTime Urlaubszeiten fest und werten Sie diese aus.

Aktuell können Sie Urlaube in LogMyTime erfassen, indem Sie auf die Fehlzeit "Urlaub" die entsprechenden Urlaubstage der Mitarbeiter buchen.

Zusätzlich planen wir aktuell den Einbau einer speziellen Urlaubsverwaltung, bei der hinterlegt werden kann, wie viele Urlaubstage dem Mitarbeiter aktuell zur Verfügung stehen.

Funktion einschalten in den Firmenweiten Einstellungen

Urlaube werden in der LogMyTime Zeiterfassung mittels des Fehlzeiten-Moduls erfasst. Dieses können Sie in den Firmenweiten Einstellungen einschalten.

Zeigen Sie die Seite zum Einschalten der Fehlzeiten an:
Verwaltung > Firmenweite Einstellungen > Überstunden, Sollarbeitszeit, Fehlzeiten, Urlaub >> Einstellungen zu diesem Modul ändern

Beim Einschalten müssen Sie folgende Einstellungen treffen:

  • Standard-Feiertagskalender: Wählen Sie, welcher Feiertagskalender für Ihr Unternehmen gelten soll. Ein Feiertagskalender wird benötigt, damit an Feiertagen keine Urlaubstage oder Krankheitstage berechnet werden. Sie können die Feiertage später noch individuell anpassen.
  • Zeiteinträgen, die sich mit ganztägigen Abwesenheitstagen oder Feiertagen überschneiden, dürfen angelegt werden durch: An manchen Tagen ist für einen Mitarbeiter eine ganztägige Abwesenheit hinterlegt. Es könnte nun sein, dass für diesen Mitarbeiter trotzdem Arbeitszeit anfällt. Beispielsweise, dass ein Mitarbeiter sich im Urlaub befindet und von dort aus an sehr wichtigen beruflichen Videokonferenz teilnehmen muss. Entscheiden Sie, ob Standardnutzer auch noch Zeiteinträge an Tagen mit ganztägiger Fehlzeit zusätzlich zur Fehlzeit erstellen dürfen.
Gleichzeitiges Einschalten der Sollstunden und Überstunden:
Sie können zusammen mit den Fehlzeiten auch die Sollstunden- und Überstundenfunktion in LogMyTime einschalten. Falls Sie dies tun möchten, empfiehlt es sich, die Anleitung zu den Sollstunden zu lesen oder das Einführungsvideo zu schauen.

Urlaub erfassen

Unter Verwaltung > Urlaub und Fehlzeiten > Kartenreiter Fehlzeitenbuchungen können Sie als Adminstrator neue Urlaubszeiten eintragen.

Urlaube können eingetragen werden für:

  • einzelne Mitarbeiter
  • eine Abteilung
  • alle Mitarbeiter (bei Betriebsferien)

Dauer des Urlaubs kann sein:

  • ganzer Tag
  • halber Tag
  • längere Zeitraum mit Angabe von Startdatum und Enddatum

Wenn ein Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell hinterlegt hat, bei dem Arbeitstage angegeben sind, berechnet LogMyTime automatisch die richtige Anzahl an Urlaubstagen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet nur Mo-Do. Dieses Arbeitszeitmodell ist in LogMyTime hinterlegt. Es werden 2 Kalenderwochen Urlaub eingetragen. Es werden nun nur 8 Tage Urlaub abgezogen und nicht 10 oder 14.
Beispiel 2: Ein Mitarbeiter arbeitet nur Mo-Do. Es ist aber kein Arbeitszeitmodell mit Arbeitstagen in LogMyTime hinterlegt. Es werden 2 Urlaubszeiträume eingetragen - jeweils von Montag bis Donnerstag. Dadurch werden 8 Urlaubstage abgezogen. Würde man 2 Kalenderwochen Urlaub eingetragen, würden 14 Urlaubstage abgezogen werden, da bei LogMyTime nicht hinterlegt ist, wann der Mitarbeiter arbeitet.

Urlaub auswerten

Urlaube können auf mehreren Wegen ausgewertet werden:

Tabellen

  • Aufsummierte Liste aller Urlaubstage der Mitarbeiter
    zu finden unter Verwaltung > Fehlzeiten und Urlaub > Kartenreiter Übersicht
  • Aufsummierte Urlaubstage eines einzelnen Mitarbeiters
    zu finden unter Verwaltung > Fehlzeiten und Urlaub > Kartenreiter Übersicht > Details des jeweiligen Mitarbeiters
  • Liste aller Fehlzeitenbuchungen (siehe dazu: Suchen und Ändern einer bestimmten Fehlzeit)
Aufsummierte Liste aller Urlaubstage
Aufsummierte Urlaubstage eines Mitarbeiters in einem Jahr

PDF-Auswertungen

  • Die Überstundenauswertung mit Auswertungsparameter Detailgrad: Detailliert einthält eine tageweise Auflistung aller Urlaubstage

Datenexport

  • Möchten Sie die Urlaubstage in Excel weiterbearbeiten, eignet sich hierzu auch der Datenexport in der Liste der Fehlzeitenbuchungen. Dort können Sie alle oder nach bestimmten Kriterien gefilterte Fehlzeitenbuchungen als CSV-Datei exportieren. Diese Datei kann dann mit Excel geöffnet werden.