Anleitung

Tätigkeiten in der Zeiterfassung

Tätigkeiten Grundlagen

Bei LogMyTime erfassen Sie neben der reinen Arbeitszeit auch an welcher Tätigkeit jeweils gearbeitet wurde. Die Liste mit Tätigkeiten können Sie selbst anlegen. Je nachdem, welche Einstellungen Sie treffen, steht entweder die komplette Liste an Tätigkeiten als Auswahl zur Verfügung oder nur dem Projekt speziell zugeordnete Tätigkeiten.

Welche Tätigkeiten sollte man anlegen?

Je nachdem zu welchem Zweck Sie LogMyTime verwenden, könnte es ausreichen nur 1 oder 2 Tätigkeiten anzulegen - oder es besteht Bedarf an 50 oder mehr Tätigkeiten. Hier gibt es kein "richtig" oder "falsch". Die Anzahl der angelegten Tätigkeiten ist vom Ablauf in Ihrer Firma abhängig.

Möglichkeit 1: So einfach wie möglich

Sie können nur eine einzelne Tätigkeit anlegen z.B. "Arbeitszeit", diese wird dann immer genutzt.

Möglichkeit 2: Unterscheidung weniger wichtiger Tätigkeiten

Legen Sie die Tätigkeiten an, in die sich alles unterteilen lässt. Beispiele:

  • Arbeitszeit und Fahrtzeit
  • Festpreisarbeit und Regiestunden
  • Produktivarbeit, Akquise, Buchhaltung

Möglichkeit 3: Genaues Controlling durch viele Tätigkeiten

Andere Firmen wiederum möchten genau auswerten, mit welchen Arbeitsschritten die Mitarbeiter den Tag verbringen. Diese Firmen haben dann zahlreiche Tätigkeiten.

  • Arbeitsvorbreitung auf Firmengelände
  • Anfahrt
  • Kundengespräch
  • Montage
  • ...
  • Aufräumen beim Kunden

Sind Fehlzeiten auch Tätigkeiten

Fehlzeiten wie Urlaub oder Krankheit sind keine Arbeitszeiten und daher auch keine Tätigkeiten oder Projekte.

Sie werden vielmehr in der Fehlzeitenverwaltung gebucht. Dies hat mehrere Vorteile, z.B. dass man sehen kann, wie viele Fehltage ein Mitarbeiter schon hatte oder dass man hinterlegen kann, dass ein Mitarbeiter ein Attest vorgelegt hat.

Die Anleitung zu den Fehlzeiten beschreibt das Vorgehen für das Buchen von Fehlzeiten.

Tätigkeitenverwaltung

Die Verwaltung der Tätigkeiten finden Sie auf der LogMyTime Webseite unter Verwaltung > Tätigkeiten. Dort können Sie:

  • neue Tätigkeiten anlegen
  • Tätigkeiten umbenennen
  • Tätigkeiten und Projekte einander zuordnen
  • Tätigkeiten löschen oder archivieren

Die Anleitung zur Tätigkeitenverwaltung beschreibt die verschiedenen Möglichkeiten im Detail.

Tätigkeitenstundenrahmen

In LogMyTime können Sie Stundenrahmen anlegen. Standardmäßig wird dabei jeweils ein Stundenrahmen für ein ganzes Projekt angelegt. Sie können die Zeiterfassung aber auch so umstellen, dass stattdessen jeweils für alle Tätigkeiten eines Projektes ein einzelner Stundenrahmen angelegt wird.

Diese fortgeschrittene Funktion ist praktisch für Firmen, die ein genaues Controlling aller einzelnen Projektschritte durchführen möchten.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Anleitung zum Tätigkeitenstundenrahmen.

Projekte und Tätigkeiten einander zuordnen

Beim Anlegen eines Zeiteintrags präsentiert LogMyTime eine Liste mit Tätigkeiten, die für diesen Zeiteintrag ausgewählt werden können. Standardmäßig enthält diese Liste alle angelegten Tätigkeiten. Sie können allerdings einstellen, dass bei einem Projekt nur einzelne, speziell ausgewählte Tätigkeiten in der Liste erscheinen sollen. Eine ausführliche Anleitung zu diesem Thema finden Sie auf der Hilfe-Seite zur Tätigkeitenzuordnung.

Zusatzfelder

Falls Sie weitere Angaben zu einer Tätigkeit wie etwa eine Abrechnungsnummer festhalten wollen, können Sie dies in LogMyTime bequem innerhalb von 2 Minuten einrichten. Nutzen Sie dazu einfach die in LogMyTime eingebauten Zusatzfelder.