Manchmal ist ein Projekt nicht abrechenbar, zum Beispiel bei internen Projekten oder Testprojekten.
In LogMyTime können Sie diese Projekte so einrichten, dass keine Umsätze berechnet werden. Je nach Ziel – keine Kostenberechnung, klare Abrechenbarkeit oder nur eine Kennzeichnung – stehen Ihnen unterschiedliche Wege zur Verfügung. Wählen Sie die Variante, die zu Ihren Anforderungen passt.
Mit den Stundensätzen berechnet LogMyTime aus erfassten Zeiten Umsätze. Falls Sie diese Funktion nutzen, können Sie LogMyTime mitteilen, dass für ein besonderes Projekt kein Umsatz berechnet werden soll.
Voraussetzung ist eine Berechnungsregel, bei der der Standardstundensatz durch einen Projekt-Stundensatz überschrieben werden kann.
Mit einem eigenen Stundensatz für das Projekt legen Sie fest, welcher Betrag pro Stunde für die Umsatzberechnung gilt. Setzen Sie diesen Projekt-Stundensatz auf 0 Euro, so wird für die zugehörigen Zeiteinträge kein Umsatz berechnet.
Die Abrechenbarkeit eines Zeiteintrags richtet sich in LogMyTime nach der gewählten Tätigkeit. Für ein nicht abrechenbares Projekt können Sie deshalb Tätigkeiten verwenden, die selbst als nicht abrechenbar eingestellt sind.
Werden dieselben Tätigkeiten auch bei anderen (abrechenbaren) Projekten benötigt, können Sie jeweils eigene Varianten anlegen. Zusätzlich zu einer normalen Tätigkeit "Projektarbeit" können Sie z.B. auch eine weitere Tätigkeit "Projektarbeit - nicht abrechenbar" anlegen. Diese neue Tätigkeit müssen Sie als "nicht abrechenbar" hinterlegen.
Die Abrechenbarkeit eines Zeiteintrags richtet sich normalerweise nach der gewählten Tätigkeit.
Wenn die Funktion Stundensätze ausgeschaltet ist und in den Firmenweiten Einstellungen hinterlegt ist, dass Mitarbeiter die Abrechenbarkeit überschreiben dürfen, können Mitarbeiter die Abrechenbarkeit beim Erfassen eines Zeiteintrags selbstständig setzen. Bei einem nicht abrechenbaren Projekt muss dann jeder Zeiteintrag des Projekts einzeln als nicht abrechenbar eingestellt werden.
Der Vorteil dieser Lösung ist die erhöhte Flexibilität. Die Abrechenbarkeit kann pro Zeiteintrag gesteuert werden. Für kurze Projekte mit wenigen Zeiteinträgen ist dies ein guter, schneller Weg. Für längere Projekte mit vielen Zeiteinträgen ist es jedoch sehr aufwendig, jeden einzelnen Zeiteintrag zu ändern.
In LogMyTime können Sie zusätzliche Informationen festhalten und auswerten. Dazu dienen die frei einstellbaren Zusatzfelder. Möchten Sie nicht abrechenbare Projekte nur kennzeichnen und filtern, ohne Umsatz oder Abrechenbarkeit zu ändern, eignet sich ein Zusatzfeld für Projekte.
Legen Sie dazu ein Zusatzfeld für Projekte an, z.B. "Nicht abrechenbar", und kennzeichnen Sie damit die betreffenden Projekte. Anschließend können Sie alle so gekennzeichneten Projekte filtern und auflisten.
Beachten Sie dabei: Das Zusatzfeld ist nur eine Kennzeichnung. Es ändert weder den Projekt-Stundensatz noch den Abrechenbarkeitsstatus der Zeiteinträge. Umsätze werden weiterhin berechnet, und Zeiten können weiterhin als abrechenbar gelten, sofern Sie keine der anderen Optionen nutzen.