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Buchungsschluss

Buchungsschluss

Falls Sie mit Monatsabschlüssen oder Quartalsabschlüssen arbeiten oder fördern wollen, dass alle Mitarbeiter zeitnah ihre Arbeitszeit erfassen, dann können Sie in LogMyTime einen Buchungsschluss setzen. Dieser verhindert, dass vor einem bestimmten Datum Zeiteinträge erstellt, geändert oder gelöscht werden.

Arten des Buchungsschlusses

Sie können in LogMyTime wählen, wie der Buchungsschluss für Zeiteinträge sein soll:

Buchungsschluss Beschreibung Tipps zur Verwendung
Kein Buchungsschluss Mitarbeiter können beliebig weit in der Vergangenheit Zeiteinträge anlegen. Bereits existierende Zeiteinträge können geändert und gelöscht werden, falls sie nicht abgeschlossen wurden.
  • Geringerer Administrationsaufwand: Mitarbeiter können fehlende Zeiteinträge selbst anlegen und Fehler selbst korrigieren.
  • Datenbasis kann noch weit in die Vergangenheit hinein geändert werden: Wählen Sie die Option "Kein Buchungsschluss" nur, wenn Sie darauf vertrauen, dass alle Mitarbeiter die Zeiterfassung richtig bedienen werden.
Festes Datum Mitarbeiter können vor dem gewählten Datum keine Zeiteinträge anlegen, verändern oder löschen. Nach dem gewählten Datum können Zeiteinträge wie gewohnt angelegt, geändert oder gelöscht werden.
  • Praktisch, falls Sie in der Buchhaltung oder Lohnabrechnung mit Monatsabschlüssen oder Vierteljahresabschlüssen arbeiten.
  • Sparen Sie sich aufwendige Korrekturen: Kündigen Sie den kommenden Abschlus einige Tage vorher bei Ihren Mitarbeitern an und bitten Sie alle Mitarbeiter, fehlerhafte Zeiteinträge zu korrigieren. Setzen Sie dann den Buchungsschluss und führen Sie Ihre Abrechnung durch.
x Tage vor dem jeweils aktuellen Datum Der Buchungsschluss wandert mit. Um Mitternacht wird der Buchungsschluss automatisch auf den nächsten Tag verschoben. Sie wählen, wieviele Tage Spielraum der Mitarbeiter hat, bevor der Buchungsschluss greift.
  • Sorgt für zeitnahes Erfassen: der Mitarbeiter kann nicht mehr erst am Monatsende alle Zeiteinträge nachtragen.
  • Eventuell mehr Arbeit für den Administrator: vergisst ein Mitarbeiter einen Zeiteintrag oder muss einen Zeiteintrag ändern dann muss der Administrator dies für den Mitarbeiter erledigen.
Wöchentlich Der Buchungsschluss für die jeweilige Woche ist jeweils in der Nacht von Sonntag auf Montag um 0:00 Uhr.
  • Der Mitarbeiter hat einen festen Termin, den er sich leicht merken kann. Er weiß, bis zum Sonntagabend muss er die Zeiten eingetragen haben.
  • Nachteil: Mitarbeiter, die sonntags arbeiten, haben nur bis Mitternacht, um ihre Arbeitszeit einzutragen.

Wer darf den Buchungsschluss setzen?

Nur Administratoren können den Buchungsschluss setzen.

So setzen oder löschen Sie den Buchungsschluss

Gehen Sie zu

Verwaltung > Firmenweite Einstellungen > Buchungsschluss setzen

Hier können Sie nun den Buchungsschluss einstellen.

Um den Buchungsschluss zu löschen, wählen Sie Kein Buchungsschluss.

Zeiteinträge nach dem Buchungsschluss erstellen, ändern oder löschen

Administratoren können Zeiteinträge auch nach erfolgtem Buchungsschluss noch erstellen, ändern oder löschen.

Zeigen Sie die Zeiteintragsverwaltung an. Wählen Sie dazu auf der LogMyTime Webseite:

Verwaltung > Zeiteinträge.

Als Administrator sehen Sie beim Ändern eines Zeiteintrags einen Hinweis auf den Buchungsschluß und dass Sie ihn übergehen dürfen.

Siehe auch