Anleitung

Zusatzfelder

LogMyTime hat frei einstellbare Zusatzfelder für alle Kunden, Projekte, Tätigkeiten, Mitarbeiter und für Zeiteinträge selbst. Damit können Sie zusätzliche Informationen festhalten und auswerten.

Einige Beispiele zur Nutzung:

Zusatzfeld für Ideen für Nutzung
Zeiteinträge Gefahrene Kilometer, Spesen , Materialkosten, Übernachtungen, Ort des Arbeitseinsatzes
Projekte Projektnummer, Oberprojekte und Unterprojekte, Projekt ist fertig zur Abrechnung, Festpreis in Euro, Projektleiter, Auftragsnummer, Aktenzeichen, Kostenstelle, Durchführungsort, Projektkürzel
Mitarbeiter Personalnummer, Kürzel, Durchwahl, Position, Kostengruppe, externer Mitarbeiter oder festangestellter Mitarbeiter
Kunden Kundennummer, Adresse des Kunden, Telefonnummer des Kunden
Tätigkeiten vor Ort beim Kunden oder im eigenen Büro, Abrechnungsnummer

Einführung

Zusatzfelder erfordern folgendes Vorgehen.

  • Schritt 1: Legen Sie als Administrator das gewünschte Zusatzfeld in den Firmenweiten Einstellungen an. Ein Zusatzfeld bezieht sich immer auf Zeiteinträge, auf Kunden, auf Projekte, auf Mitarbeiter oder auf Tätigkeiten.
  • Schritt 2: Jedes Mal, wenn Sie oder ein Mitglied Ihres Teams nun einen entsprechenden Eintrag vornehmen (also je nach Zusatzfeld einen neuen Zeiteintrag, Kunden, Projekt, Mitarbeiter oder eine Tätigkeit erstellen), wird nach den Daten für das Zusatzfeld gefragt.
  • Schritt 3: Sie können die in den Zusatzfeldern eingegebenen Daten auswerten. Für einige häufig genutzte Zusatzfelder gibt es eigene Auswertungen, z.B. ein Fahrtenbuch für die Auswertung der gefahrenen Kilometer. Die anderen Zusatzfelder erscheinen automatisch in den passenden Auswertungen. So erscheinen zum Beispiel erfasste Projektnummern in der Projektauswertung.

Zusatzfelder anlegen

Zeigen Sie die Zusatzfelder-Seite an: Verwaltung > Firmenweite Einstellungen > Zusatzfelder verwalten.

Klicken Sie auf Neues Zusatzfeld erstellen und treffen Sie die entsprechenden Einstellungen im Formular.

In LogMyTime erscheint nun das Zusatzfeld.

Vorher - ohne Zusatzfeld:

Zusatzfeld für Kunden

Nachher - mit Zusatzfeld:

Zusatzfeld für Kunden

Auswertung der Zusatzfelder

Einige Zusatzfelder haben eigene Auswertungen, wie z.B. gefahrenen Kilometer (Auswertung: Fahrtenbuch), die Spesen (Auswertung: Spesenauswertung) und auch alle aufsummierbaren Zusatzfelder, die Sie selbst anlegen.

Die Zusatzfelder erscheinen von alleine in den passenden Auswertungen, etwa die Projektzusaztfelder in der Projektauswertung, die Kundenzusatzfelder in der Kundenauswertung und die Mitarbeiterzusatzfelder im Detaillierten Stundenzettel. Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter jeweils ihre eigenen Arbeitszeiten auswerten können und daher den Inhalt des jeweils eigenen Zusatzfeldes auch in der Auswertung sehen können.

Zeiteinträge nach Zusatzfeldern filtern

Die Liste mit allen Zeiteinträgen lässt sich nach dem Inhalt eines Zusatzfeldes filtern. In den gefilterten Ergebnissen werden nur noch die Zeiteinträge angezeigt, die zum Zusatzfeld gehören.

Ein Beispiel: Eine Baufirma hat zwei verschiedene Projekttypen: Hochbau und Tiefbau. Der Administrator der Firma hat also ein Projekt-Zusatzfeld namens "Projekttyp" angelegt. Bei jedem Projekt wird in das Zusatzfeld eingetragen, ob es sich um Hochbau oder Tiefbau handelt. Nun sollen die Arbeitszeiten im Hochbau-Bereich der Firma aufgelistet werden.

Im Filterbreich der Liste mit den Zeiteinträgen erscheint nun ein Filter namens "Projekttyp". Dieser Filter wird auf "Hochbau" gestellt.

Zusatzfelder in der Zeiteintragssuche

Die Liste enthält nun nur noch die Zeiteinträge, deren Projekte dem Typ "Hochbau" zugeordnet sind. Die gefilterte Liste kann exportiert werden, um sie bequem in Excel oder anderer Software weiter zu analysieren und zu bearbeiten.

Währungen und Maßeinheiten einstellen

Sie können wählen, in welcher Währung und mit welchen Maßeinheiten Sie in LogMyTime erfassen wollen. Auf der Ändern-Seite des entsprechenden Zusatzfeldes finden Sie einen Link, um die Einheit zu ändern. Bitte beachten Sie, dass LogMyTime die schon eingetragenen Werte nicht umrechnet, wenn Sie die Einheit ändern.

Zusatzfeld-Typen

  • Freier Text
  • Ja/Nein-Frage (Checkbox)
  • Auswahlfeld (Combobox)
  • Ganze Zahl
  • Ganze Zahl - aufsummierbar
  • Zahl mit bis zu 2 Nachkommastellen
  • Zahl mit bis zu 2 Nachkommastellen - aufsummierbar
  • Regulärer Ausdruck

Für die Zusatzfelder für Zeiteinträge stehen Ihnen alle Zusatzfeld-Typen zur Verfügung. Für Zusatzfelder für Kunden, Projekte, Mitarbeiter und Tätigkeiten die Typen "Freier Text" und "Ja/Nein-Frage"

Mögliche Anzahl an Zusatzfeldern

Die Anzahl von Zusatzfelder ist begrenzt. Es können jeweils 5 Zusatzfelder für jede Art von Datentyp angelegt werden. Also 5 Zusatzfelder für Projekte, 5 Zusatzfelder für Zeiteinträge, 5 Zusatzfelder für Mitarbeiter usw.

Siehe auch

Mit den Zusatzfeldern in LogMyTime können Sie zahlreiche weitere Informationen festhalten.