Für Büromitarbeiter ist der Arbeitsplatz üblicherweise die Firma selbst. In einzelnen Fällen entstehen jedoch Arbeitszeiten an anderen Orten, zum Beispiel bei einem Termin vor Ort oder im Homeoffice.
Diese Ausnahmen lassen sich gezielt abbilden. LogMyTime bietet verschiedene Möglichkeiten, diese auswärtigen Arbeitszeiten korrekt zu erfassen und von regulären Arbeitszeiten in der Firma zu unterscheiden.
In LogMyTime gibt es eine Fehlzeitenfunktion, in der Fehlzeitengründe eingetragen werden können. Wir empfehlen, die Fehlzeiten zur Erfassung privater Fehlzeiten zu nutzen.
Damit es in LogMyTime nicht zu Verwechslungen kommt, benutzt LogMyTime zwei Wörter.
Diese beruflich bedingten Abwesenheiten, also die Arbeitszeiten außerhalb des Firmensitzes, können falls gewünscht von Arbeitszeiten im Büro abgegrenzt werden. Dafür gibt es mehrere Optionen.
Erstellen Sie ein Projekt, dass die Arbeit außerhalb der Firma beschreibt. Dieses Projekt kann wie gewohnt mit verschiedenen Tätigkeiten verknüpft werden. Die Zeiten können dann ausgewertet werden, indem man nach dem Projekt in der Zeiteintragsverwaltung filtert oder eine Projektauswertung erstellt.
Falls Sie mehrere Projekte haben, die außerhalb der Firma stattfinden, können Sie die Projekte mit einem gemeinsamen Projekt-Zusatzfeld versehen, z.B. ein Zusatzfeld namens "außer Haus".
Sie können die Projekte einzeln auswerten, z.B. alle Zeiteinträge für "Messebesuch". Alternativ können Sie in der Zeiteintragsverwaltung nach allen Projekten mit dem Zusatzfeld "außer Haus" filtern.
Es werden Tätigkeiten erstellt. Diese können klar ersichtlich als Tätigkeiten außer Haus gekennzeichnet sein, etwa durch den Namen. Diese Tätigkeiten können dann mehreren Projekten zugeordnet werden und fließen in die Projektzeiten mit ein. Gleichzeitig kann aber auch in der Zeiteintragsverwaltung danach gefiltert werden. Es kann also auch eine Liste mit Zeiteinträgen einer Tätigkeit über verschiedene Projekte hinweg erstellt werden.
Falls Sie mehrere Tätigkeiten haben, die außerhalb der Firma stattfinden, können Sie die Tätigkeiten mit einem gemeinsamen Tätigkeits-Zusatzfeld versehen, z.B. ein Zusatzfeld namens "außer Haus".
Sie können die Tätigkeiten einzeln auswerten, z.B. alle Zeiteinträge für "Baustellenbesuch". Alternativ können Sie in der Zeiteintragsverwaltung nach allen Tätigkeiten mit dem Zusatzfeld "außer Haus" filtern.
Sie können Zusatzfelder einrichten, die anzeigen, dass die Arbeit außerhalb des Büros stattfindet. Dabei wird aber nicht ein Projekt oder eine Tätigkeit markiert, sondern der einzelne Zeiteintrag an sich. Der Mitarbeiter kann dann bei der Zeiterfassung ein beliebiges Projekt oder eine beliebige Tätigkeit auswählen und zusätzlich das entsprechende Zusatzfeld markieren. Der Vorteil hierbei ist, dass eine große Flexibilität herrscht und jede Art von Arbeit als "außer Haus" markiert werden kann.
Weitere Informationen zur Einrichtung der Kennzeichnung von Homeoffice finden Sie hier.
Sie können die Zusatzfelder einzeln auswerten, z.B. alle Zeiteinträge mit dem Zusatzfeld "Homeoffice" in der passenden Zusatzfeld-PDF-Auswertung. Alternativ können Sie in der Zeiteintragsverwaltung nach allen Zeiteinträgen mit dem Zusatzfeld "Homeoffice" (oder ihrem eingenen Zusatzfeld) filtern.
Es kann Fälle geben, in denen eine Abwesenheit nicht privat verursacht ist und dennoch nicht als normale Arbeitszeit mitgezählt werden soll. Trotzdem wünscht man ein Festhalten der Abwesenheit in der Zeiterfassung z.B. Berufsschule oder Termine, die beruflich verursacht sind und trotzdem nicht als Arbeitszeit zählen.
Hinweis: Spezielle Abläufe in einer Firma könnten diese Varianten notwendig machen. Für fast alle firmenbedingten Abwesenheiten eignet sich die Buchung als normale Arbeitszeit aber besser. Sie ist übersichtlicher, da dann sowohl Administrator wie auch Mitarbeiter in den Zeiteinträgen sehen können, was gebucht wurde und alle Auswertungen stimmen.