Anleitung

Feiertage

Feiertage einrichten

In LogMyTime können für Mitarbeiter Feiertage hinterlegt werden, damit die Software zur Zeiterfassung daraus dann richtig Sollzeiten, Überstunden, Urlaubstage berechnet.

Die Einrichtung der Feiertage kann man bequem nebenbei miterledigen beim Einschalten der Funktionen "Sollzeiten" und "Fehlzeiten", falls alle Mitarbeiter der Firma den gleichen Standort und somit die gleichen gesetzlichen Feiertage haben.

Schwieriger wird die Einrichtung jedoch, wenn die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten, wenn zusätzlich zu den gesetzlichen Feiertagen auch noch lokale Feiertage hinzukommen oder wenn der Gesetzgeber einen neuen Feiertag einführt.

Diese Anleitung beschreibt, wie Sie in solchen Fällen vorgehen müssen.

Vorgehen im Überblick

Zur Einrichtung der Feiertage für eine Firma sind folgende Schritte notwendig.

  1. Erstellen Sie einen Feiertagskalender für die passende Region.
  2. Falls die Feiertage in Ihrer Firma von den gesetzlichen Feiertagen abweichen, müssen Sie nun die Feiertage anpassen. Typische Beispiele: lokalen Feiertag für Rosemontag in Köln hinzufügen, halben Feiertag für Heiligabend oder Sylvester erstellen.
  3. Weisen Sie dem Mitarbeiter den Feiertagskalender zu
  4. Optional: Falls LogMyTime aus den Feiertagen tatsächliche gutgeschriebene Arbeitszeit errechnen soll, müssen Sie dem Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell zuweisen. Nur wenn LogMyTime weiß, dass der Mitarbeiter mittwochs 8 Stunden arbeitet, kann LogMyTime 8 Stunden für einen Feiertag an einem Mittwoch gutschreiben.

Falls Sie mehrere Standorte oder Mitarbeiter mit unterschiedlichen Feiertagen haben, müssen Sie die Schritte entsprechend jeweils wiederholen.

Neuen Feiertagskalender anlegen

Um einen neuen Feiertagskalender anzulegen gehen Sie zu:

Verwaltung > Überstunden und Sollzeiten > Feiertage > Neuen Feiertagskalender anlegen.

Geben Sie nun in das Formular den Namen des Feiertagskalenders ein. Es ist hilfreich einen gut erkennbaren Namen zu wählen, z.B. "Feiertage Firmensitz Hessen".


Im Feld Feiertage hinzufügen aus Vorlage werden Ihnen die offiziellen Feiertage von Ländern rund um die Welt präsentiert. Hier können Sie den Standort wählen. Bestimmen Sie dann noch, wie LogMyTime mit Heiligabend und Sylvester verfahren soll und legen Sie den Feiertagskalender an.

Komplett eigener Feiertagskalender

Falls es in Ihrem Unternehmen komplett eigenen Feiertage gibt, die auf keiner Vorlage beruhen, können Sie im Formularfeld Feiertage hinzufügen aus Vorlage auch auf eine Vorlage verzichten und dann im Schritt nach dem Anlegen einfach nur eigene Feiertage eintragen.

Eigene Feiertage hinzufügen und bestehende Feiertage bearbeiten

Es ist auch möglich einen Feiertagskalender mit völlig eigenen Feiertagen zu ergänzen. Dies ist sinnvoll falls es in Ihrer Region regionale Feiertage gibt, z.B. Rosemontag in Köln.

Zeigen Sie dazu die Liste mit allen Feiertagskalendern an. Wählen Sie in der Zeile des Feiertagskalenders, den Sie bearbeiten wollen, den Befehl Feiertage.

Nun sehen Sie eine Liste mit allen Feiertage des von Ihnen gewählten Feiertagskalenders.

Hier können Sie nun :

  • einen völlig neuen Feiertag anlegen: wählen Sie dazu Neuen Feiertag erstellen.
  • einen bestehenden Feiertag löschen: wählen Sie dazu den entsprechenden Befehl in der Zeile des Feiertags, den Sie gerne löschen möchten
  • einen bestehenden Feiertag anpassen: wählen Sie dazu den entsprechenden Befehl in der Zeile des Feiertags, den Sie gerne ändern möchten

Halbe Feiertage

Im Formular zum Bearbeiten eines Feiertags können Sie wählen, dass ein Feiertag nur als "halber Feiertag" gewertet werden soll. Halbe Feiertage werden oft an Heiligabend und Sylvester genutzt.

Bei der Berechnung der Sollarbeitszeit für diesen Tag halbiert LogMyTime die reguläre Sollarbeitszeit.

In der Anleitung zu den halben Feiertagen finden Sie eine genaue Beschreibung, was an solchen Tagen gebucht werden muss, damit LogMyTime die Arbeitszeiten für halbe Feiertage richtig berechnet.

Feiertagskalender Mitarbeitern zuweisen

Zuweisung für einen Mitarbeiter

Gehen Sie zu Verwaltung > Mitarbeiter.

Wählen Sie nun in der Zeile des Mitarbeiters, dem Sie einen Kalender zuweisen wollen, den Befehl Feiertagskalender.

Die nun erscheinende Tabelle zeigt alle dem Mitarbeiter zugewiesenen Feiertagskalender an. Dabei wird auch jeweils der Zeitraum mit angegeben. Wählen Sie Feiertagskalender zuweisen, um eine neue Zuweisung hinzuzufügen. Es erscheint ein Formular, in dem Sie den Feiertagskalender und den Zeitraum auswählen können.

Zuweisung für mehrere Mitarbeiter

Gehen Sie zu Verwaltung > Überstunden und Sollzeiten > Feiertage.

Wählen Sie nun in der Zeile des Feiertagskalenders, den Sie zuweisen wollen, den Befehl Zuweisen.

Wählen Sie den Zeitraum und dann die entsprechenden Mitarbeiter für die Zuweisung.

Zuweisung Hinweis
Alle aktiven Mitarbeiter Diese Auswahl ist sinnvoll, wenn alle Mitarbeiter des Unternehmens am gleichen Standort arbeiten.
Alle Mitarbeiter eine Abteilung Wählen Sie die entsprechende Abteilung aus, die den Feiertagskalender erhalten sollen.
Einzelne Mitarbeiter Wählen Sie mehrere Mitarbeiter aus.

Zuweisung bei Umzug ändern

Falls ein Mitarbeiter den Firmenstandort wechselt und dabei in eine Region mit anderen Feiertagen umzieht, muss er einen neuen Feiertagskalender erhalten.

Würde man diesem Mitarbeiter nun einfach generell andere Feiertage zuweisen, so würde dies ja dann auch für seine vorherige Arbeitszeit gelten. Daher ist es in solch einem Fall wichtig, eine neue Zuweisung mit den passenden Terminen zu setzen.

Achten Sie daher im Formular zur Zuweisung besonders auf das Formularfeld Gültig ab: und tragen Sie dort den ersten Arbeitstag am neuen Standort ein.

Feiertagskalender umbenennen

Zum Umbenennen eines Feiertagskalenders zeigen Sie zunächst die Liste mit allen Feiertagskalender an unter Verwaltung > Überstunden und Sollzeiten > Feiertage.

Wählen Sie nun in der Zeile des Feiertagskalenders, den Sie umbenennen wollen, den Befehl Weitere Aktionen > Umbenennen.

Feiertagskalender löschen

Um einen Feiertagskalender zu löschen, zeigen Sie zunächst die Liste der Feiertagskalender an. Gehen Sie dazu zu Verwaltung > Überstunden und Sollzeiten > Feiertage.

Wählen Sie nun in der Zeile des Feiertagskalenders, den Sie löschen wollen, den Befehl Weitere Aktionen > Löschen.

Einen Feiertagskalender können Sie nur löschen, wenn er keinen Mitarbeitern zugeordnet ist. Ansonsten ist der Kalender gerade in Gebrauch und kann nicht gelöscht werden. Dabei zählt nicht nur die aktuell laufende Zuweisung, sondern alle Zuweisungen auch für vergangene Zeiträume. In solch einem Fall müssten Sie zunächst den Mitarbeitern für alle entsprechenden Zeiträume andere Feiertagskalender zuweisen und dann den Feiertagskalender löschen.