Anleitung

Fehlzeiten - Grundlagen

Urlaub Fehlzeiten

LogMyTime erlaubt Ihnen, bezahlte und unbezahlte Fehlzeiten festzuhalten. So können Sie geplante und tatsächlich angefallene Abweseneheiten bequem auswerten.

Mögliche Abwesenheitsgründe:

  • Urlaub
  • Unbezahlter Urlaub
  • Krankheit
  • Arztbesuch
  • Mutterschutz
  • Elternzeit
  • Pflegezeit
  • Reha / Kur
  • Sonstige außerbetriebliche Fehlzeit
  • Zusätzlich: Fügen Sie eigene Abwesenheitstgründe hinzu

Erstmalige Einrichtung des Fehlzeiten-Moduls

Stellen Sie zunächst einmalig in LogMyTime ein, dass Sie Fehlzeiten erfassen möchten. Dazu gehen Sie wie folgt vor.

  1. Schalten Sie das Fehlzeiten-Modul in den Firmenweiten Einstellungen ein.
  2. Sichten und ergänzen Sie die Liste der Fehlzeiten, die Sie im Verwaltungsbereich finden.
  3. Legen Sie dort auch die Feiertage für die Mitarbeiter mittels Feiertagskalender fest.
Eine genaue Anleitung erläutert diese erstmaligen Vorbereitungen im Detail.

Fehlzeiten eintragen

Unter Verwaltung > Urlaub und Fehlzeiten > Kartenreiter Fehlzeitenbuchungen können Sie als Adminstrator neue Fehlzeiten eintragen.

Fehlzeiten können eingetragen werden für:

  • einzelne Mitarbeiter
  • eine Abteilung
  • alle Mitarbeiter
In allen drei Fällen werden hierbei einzelne Fehlzeitenbuchungen erstellt, die sich auf einen Zeitraum und einen Mitarbeiter beziehen. Die so erstellten Fehlzeitenbuchungen können daher auch nachträglich einzeln verändert oder gelöscht werden können.

Dauer der Fehlzeit kann sein:

  • ganzer Tag
  • halber Tag
  • längere Zeitraum mit Angabe von Startdatum und Enddatum

Suchen und ändern einer bestimmten Fehlzeitenbuchung

Als Administrator können Sie sich eine Liste aller Fehlzeitenbuchungen ansehen. Zeigen Sie diese an unter:
Verwaltung > Fehlzeiten und Urlaub > Kartenreiter Fehlzeitenbuchungen

Wählen Sie dann:Einträge filtern

Oberhalb der Liste der Fehlzeitenbuchungen können Sie verschiedene Filter wählen. Ihnen werden dann nur passende Fehlzeitenbuchungen angezeigt.

Jede dieser Fehlzeitenbuchungen kann vom Administrator noch nachträglich bearbeitet werden.

Fehlzeiten auswerten

Fehlzeiten können auf mehreren Wegen ausgewertet werden:

Anzeige als Zeiteintrag

  • Die Fehlzeiten sind in Form von Zeiteinträgen überall dort zu sehen, wo einzelne Zeiteinträge angezeigt werden, z.B. im

Tabellen

  • Aufsummierte Liste aller Fehlzeiten der Mitarbeiter
    zu finden unter Verwaltung > Fehlzeiten und Urlaub > Kartenreiter Übersicht
  • Aufsummierte Fehlzeiten eines einzelnen Mitarbeiters
    zu finden unter Verwaltung > Fehlzeiten und Urlaub > Kartenreiter Übersicht > Details des jeweiligen Mitarbeiters
  • Liste aller Fehlzeitenbuchungen (siehe dazu: Suchen und Ändern einer bestimmten Fehlzeit)
Aufsummierte Liste aller Fehlzeiten
Aufsummierte Fehlzeiten eines Mitarbeiters in einem Jahr

PDF-Auswertungen

  • Die Überstundenauswertung mit Auswertungsparameter Detailgrad: Detailliert einthält eine tageweise Auflistung aller Fehlzeiten

Datenexport

  • Möchten Sie die Fehlzeiten in Excel weiterbearbeiten, eignet sich hierzu auch der Datenexport in der Liste der Fehlzeitenbuchungen. Dort können Sie alle oder nach bestimmten Kriterien gefilterte Fehlzeitenbuchungen als CSV-Datei exportieren. Diese Datei kann dann mit Excel geöffnet werden.

Wie wirken sich Fehlzeiten auf die Arbeitszeit aus?

Fehlzeiten werden automatisch passend auf die Arbeitszeit angerechnet.

Beispiel: 40-Stunden-Woche mit gleicher Arbeitszeit pro Tag

Ben Beier arbeitet 40 Stunden pro Woche (Montag-Freitag jeweils 8 Stunden).

  • Bei bezahltem Urlaubstag am Montag erhält der Mitarbeiter 8 Stunden gutgeschrieben.
  • Bei bezahltem Urlaubstag am Freitag erhält der Mitarbeiter 8 Stunden gutgeschrieben.
Beispiel: 40-Stunden-Woche mit unterschiedlicher Arbeitszeit pro Tag

Josefine Maier arbeitet 40 Stunden pro Woche (Montag-Donnerstag jeweils 9 Stunden, Freitags hingegen nur 4 Stunden).

  • Bei bezahltem Urlaubstag am Montag erhält die Mitarbeiterin 9 Stunden gutgeschrieben.
  • Bei bezahltem Urlaubstag am Freitag erhält die Mitarbeiterin 4 Stunden gutgeschrieben.
Beispiel: Teilzeit-Job

Hans Guckindieluft arbeitet 16 Stunden pro Woche (Montag und Dienstag jeweils 8 Stunden).

  • Bei bezahltem Urlaubstag am Montag erhält der Mitarbeiter 8 Stunden gutgeschrieben.
  • Bei bezahltem Urlaubstag am Freitag erhält der Mitarbeiter 8 Stunden gutgeschrieben.

Damit LogMyTime aus den Fehlzeiten automatisch die passende Arbeitszeit errechnen und gutschreiben kann, benötigt der Mitarbeiter ein hinterlegtes Arbeitszeitmodell. Über diese Funktion erfahren Sie mehr im Bereich Sollstunden und Überstunden.

Atteste

Bei manchen Fehlzeiten ist es ratsam zu vermerken, ob der Mitarbeiter schon ein Attest vorgelegt hat.

So stellen Sie ein, ob für den Abwesenheitsgrund generell ein Attest vorgelegt werden kann

Zeigen Sie die Details des entsprechenden Abwesenheitsgrundes an unter:
Verwaltung > Urlaub und Fehlzeiten > Abwesenheitsgründe > Ändern in der Zeile des Abwesenheitsgrunds

Setzen Sie das Häkchen bei Es kann vermerkt werden, dass ein Attest vorgelegt wurde

So halten Sie fest, dass für eine einzelne Fehlzeit ein Attest vorgelegt wurde

Beim Verbuchen einer neuen Fehlzeit oder dem Ändern einer schon eingetragenen Fehlzeiten:

  • Wählen Sie einen Abwesenheitsgrund aus, der das Vorhandensein von Attesten abfragt.
  • Setzen Sie ein Häkchen bei Attest liegt vor.

Bei jeder einzelnen Fehlzeitenbuchung wird so jeweils notiert, ob ein Attest schon vorgelegt wurde. Wählen Sie für die Fehlzeit einen nicht attestierbaren Abwesenheitsgrund, dann erscheint in dem Formular auch keine Checkbox, mit der ein Attest vermerkt werden kann.

So halten Sie Ausschau nach fehlenden Attesten

In der Liste der Fehlzeitenbuchungen kann man

  1. nach Fehlzeiten ohne Attest suchen, bei denen aber eigentlich noch ein Attest vorgelegt werden muss
  2. bei jeder Fehlzeit sehen, ob ein Attest vorliegt oder nicht
Liste der Fehlzeitenbuchungen mit gewähltem Filter und passenden Suchergebnissen

Betriebsabweseneheit

Nicht in die Liste der Fehlzeiten gehören Betriebsabweseneheiten. Dies sind Zeiten, in denen außerhalb des Betriebs gearbeitet wird, zum Beispiel

  • Dienstreise
  • Homeoffice
  • Messe
  • Fortbildung
  • Berufsschule

Falls Sie Betriebsabwesenheiten erfassen wollen, so sollten Sie diese nicht mit der Fehlzeiten-Funktion festhalten. Bitte kontaktieren Sie uns in diesem Fall. Wir beraten Sie gerne, wie Sie dies in LogMyTime umsetzen können.