Anleitung

Urlaub Fehlzeiten

Sollstunden und Überstunden einrichten - Schritt für Schritt Anleitung

Damit Stollstunden und Überstunden richtig berechnet werden, müssen diese eingeschaltet und eingerichtet werden. Nachfolgend finden Sie hier eine schrittweise Anleitung, wie Sie vorgehen können, um keinen wichtigen Punkt zu vergessen.

Schritt 1: Vorbereitung

Beim Einschalten der Sollstunden- und Überstundenfunktion in LogMyTime werden einige Daten über die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter benötigt. Es ist hilfreich, wenn Sie diese zunächst sammeln und die Funktion erst einschalten, sobald alles komplett ist.

Finden Sie daher heraus:

Feiertage

  • Haben alle Mitarbeiter die gleichen Feiertage? Oder gibt es Mitarbeiter an einem anderen Standort, für die andere Feiertage gelten?
  • Wie wird mit den Feiertagen Heiligabend und Sylvester in Ihrem Unternehmen verfahren? Sind dies normale Arbeitstage, halbe Feiertage oder ganze Feiertage?
  • Gibt es lokale Feiertage, die in Ihrem Unternehmen beachtet werden sollen, obwohl sie keine gesetzlichen Feiertage sind?

Arbeitszeiten der Mitarbeiter

  • Welcher Mitarbeiter hat welche Arbeitszeitregelung?
  • Welche Mitarbeiter dürfen Überstunden ansammeln?
  • Gibt es Mitarbeiter, für die im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag festgelegt ist, dass eine bestimmte Anzahl von Überstunden bereits abgegolten ist?
  • Wie hoch ist das Überstundensaldo der einzelnen Mitarbeiter vor Beginn der Überstundenberechnung mit LogMyTime?
  • Was passiert am Jahresende mit angesammelten Überstunden?

Schritt 2: Funktion einschalten in den Firmenweiten Einstellungen

Sobald Sie die notwendigen Informationen haben, können Sie die Stundensätze in LogMyTime einschalten.

Zeigen Sie die Seite zum Einschalten der Fehlzeiten an:
Verwaltung > Firmenweite Einstellungen > Überstunden, Sollarbeitszeit, Fehlzeiten, Urlaub >> Einstellungen zu diesem Modul ändern

Sichtbarkeit von Überstunden

Im Einschalt-Formular können Sie auswählen, ob Mitarbeiter, die ein Arbeitszeitmodell mit Überstunden haben, diese Überstunden auch sehen können sollen. Für neue LogMyTime Konten können Sie hier ja sagen. Falls Sie die Sollstunden- und Überstundenfunktion für ein schon länger genutztes Konto mit vielen Zeiteinträgen einschalten wollen, empfehlen wir ein anderes Vorgehen.

  1. Wählen Sie zunächst, dass Mitarbeiter die Überstunden nicht sehen können und schalten Sie mit dieser Einstellung die Sollstunden- und Überstundenfunktion ein.
  2. Kontrollieren Sie nun alle Sollstunden und Überstunden. Korrigieren Sie alle Probleme.
  3. Besuchen Sie dann erneut die Firmenweiten Einstellungen und schalten Sie erst jetzt die Funktion ein, dass Mitarbeiter ihre eigenen Überstunden sehen können.

Bitte beachten: Erstellung sich überschneidender Zeiteinträge

Standardmäßig sind in LogMyTime sich überschneidenden Zeiteinträge erlaubt. Mit eingeschalteter Sollstunden- und Überstundenfunktion sind in LogMyTime keine sich überschneidenden Zeiteinträge mehr möglich. Bei der Sollzeitberechnung und Überstundenberechnung würden diese Zeiten sonst doppelt gewertet.

Wurden in Ihrem Firmenkonto vor dem Einschalten sich überschneidenden Zeiteinträge erstellt, so bleiben diese jedoch bestehen. Falls dies Probleme macht, so können Sie für die Zeit vor dem aktuellen Datum den Mitarbeitern das Arbeitszeitmodell "Ist-Zeit-Erfassung ohne Sollarbeitszeit" zuweisen.

Schritt 3: Einrichten der Arbeitszeitmodelle

Wechseln Sie nun zur Verwaltung der Arbeitszeitmodelle: Verwaltung > Überstunden und Sollzeiten > Kartenreiter Arbeitszeitmodelle

Hier legen Sie nun für alle Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen passende Arbeitszeitmodelle an und weisen Sie diese zu.

Ausführliche Informationen über Arbeitszeitmodelle

Schritt 4: Einrichten der Feiertagskalender

Wechseln Sie nun zur Verwaltung der Feiertagskalender:
Verwaltung > Überstunden und Sollzeiten > Kartenreiter Feiertagskalender

Hier legen Sie nun einen oder mehrere Feiertagskalender an. Ergänzen Sie diese bei Bedarf um eigene Feiertage und Regelungen für Heiligabend und Sylvester.

Weisen Sie den oder die Kalender dann zu. Achten Sie darauf, dass alle Zeitabschnitte, denen ein Arbeitszeitmodell zugewiesen ist, auch einen Feiertagskalender bekommen.

Ausführliche Informationen über Feiertagskalender

Schritt 5: Überstunden-Guthaben aus früheren Zeiträumen erstmalig eintragen

Falls die Mitarbeiter Überstundenguthaben aus früheren Zeiten haben, so können Sie diese Startwerte als Ausgleichsbuchungen angeben.

Sollstunden und Überstunden auswerten

Sobald einem Mitarbeiter die für ihn gültigen Arbeitszeitmodelle, Feiertagskalender und Urlaubsregelungen zugewiesen sind, kann die tatsächlich erfasste Arbeitszeit mit den Sollwerten verglichen werden.

Dadurch kann man den aktuellen Stand des Überstundenkontos oder den Stand an einem bestimmten Stichdatum wie dem Jahreswechsel sehen. Diese Auswertungen können wie alle anderen LogMyTime PDF-Auswertungen auch abgespeichert, gedruckt und per E-Mail verschickt werden. Auch der automatische Mailversand zu bestimmten Zeiten ist möglich.

Nachdem Sie alles eingerichtet haben, sollten Sie zunächst eine Auswertung erstellen, um zu kontrollieren, ob alles stimmt. Eventuell müssen Sie die Arbeitszeitmodelle der Mitarbeiter ändern oder weitere Ausgleichsbuchungen durchführen.

Automatischer Mailversand

Zur Kontrolle der Sollstunden und Überstunden ist auch der Automatische Mailversand hilfreich. Zum Beispiel wäre folgendes Vorgehen möglich:

Schritt 1 Senden Sie dem Mitarbeiter am Ende der Woche oder des Monats (je nach Arbeitszeitmodell) eine PDF-Auswertung über die erfassten Stunden automatisiert
Schritt 2 Bei Problemen oder Fehlern hat der Mitarbeiter nun einige Tage Zeit sich an Sie zu wenden oder die Werte direkt zu korrigieren (je nach Einstellung) manuell durch den Mitarbeiter
Schritt 3 Senden Sie sich selbst eine eine PDF-Auswertung über die erfassten Stunden aller Mitarbeiter automatisiert
Schritt 4 Überprüfen Sie die Stunden und nehmen Sie letzte Änderungen vor. manuell durch den Administrator
Schritt 5 Senden Sie den Mitarbeitern eine abschließende Übersicht als PDF-Auswertung automatisiert