Damit Stollstunden und Überstunden richtig berechnet werden, müssen diese eingeschaltet und eingerichtet werden. Nachfolgend finden Sie hier eine schrittweise Anleitung, wie Sie vorgehen können, um keinen wichtigen Punkt zu vergessen.
Beim Einschalten der Sollstunden- und Überstundenfunktion in LogMyTime werden einige Daten über die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter benötigt. Es ist hilfreich, wenn Sie diese zunächst sammeln und die Funktion erst einschalten, sobald alles komplett ist.
Finden Sie daher heraus:
Sobald Sie die notwendigen Informationen haben, können Sie die Stundensätze in LogMyTime einschalten.
Zeigen Sie die Seite zum Einschalten der Stundensätze an:
Verwaltung > Firmenweite Einstellungen > >> Überstunden, Sollarbeitszeit einschalten
Im Einschalt-Formular können Sie auswählen, ob Mitarbeiter, die ein Arbeitszeitmodell mit Überstunden haben, diese Überstunden auch sehen können sollen. Für neue LogMyTime Konten können Sie hier ja sagen. Falls Sie die Sollstunden- und Überstundenfunktion für ein schon länger genutztes Konto mit vielen Zeiteinträgen einschalten wollen, empfehlen wir ein anderes Vorgehen.
Standardmäßig sind in LogMyTime sich überschneidenden Zeiteinträge erlaubt. Mit eingeschalteter Sollstunden- und Überstundenfunktion sind in LogMyTime keine sich überschneidenden Zeiteinträge mehr möglich. Bei der Sollzeitberechnung und Überstundenberechnung würden diese Zeiten sonst doppelt gewertet.
Wurden in Ihrem Firmenkonto vor dem Einschalten sich überschneidenden Zeiteinträge erstellt, so bleiben diese jedoch bestehen. Falls dies Probleme macht, so können Sie für die Zeit vor dem aktuellen Datum den Mitarbeitern das Arbeitszeitmodell "Ist-Zeit-Erfassung ohne Sollarbeitszeit" zuweisen.
Wechseln Sie nun zur Verwaltung der Arbeitszeitmodelle: Verwaltung > Überstunden und Sollzeiten > Kartenreiter Arbeitszeitmodelle
Hier legen Sie nun für alle Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen passende Arbeitszeitmodelle an und weisen Sie diese zu.
Wechseln Sie nun zur Verwaltung der Feiertagskalender: Verwaltung > Überstunden und Sollzeiten > Kartenreiter Feiertagskalender
Hier legen Sie nun einen oder mehrere Feiertagskalender an. Ergänzen Sie diese bei Bedarf um eigene Feiertage und Regelungen für Heiligabend und Sylvester.
Weisen Sie den oder die Kalender dann zu. Achten Sie darauf, dass alle Zeitabschnitte, denen ein Arbeitszeitmodell zugewiesen ist, auch einen Feiertagskalender bekommen.
Sobald einem Mitarbeiter die für ihn gültigen Arbeitszeitmodelle, Feiertagskalender und Urlaubsregelungen zugewiesen sind, kann die tatsächlich erfasste Arbeitszeit mit den Sollwerten verglichen werden.
Dadurch kann man den aktuellen Stand des Überstundenkontos oder den Stand an einem bestimmten Stichdatum wie dem Jahreswechsel sehen. Diese Auswertungen können wie alle anderen LogMyTime PDF-Auswertungen auch abgespeichert, gedruckt und per E-Mail verschickt werden. Auch der automatische Mailversand zu bestimmten Zeiten ist möglich.
Nachdem Sie alles eingerichtet haben, sollten Sie zunächst eine Auswertung erstellen, um zu kontrollieren, ob alles stimmt. Eventuell müssen Sie die Arbeitszeitmodelle der Mitarbeiter ändern oder weitere Ausgleichsbuchungen durchführen.
Zur Kontrolle der Sollstunden und Überstunden ist auch der Automatische Mailversand hilfreich. Zum Beispiel wäre folgendes Vorgehen möglich:
| Schritt 1 | Senden Sie dem Mitarbeiter am Ende der Woche oder des Monats (je nach Arbeitszeitmodell) eine PDF-Auswertung über die erfassten Stunden | automatisiert |
| Schritt 2 | Bei Problemen oder Fehlern hat der Mitarbeiter nun einige Tage Zeit sich an Sie zu wenden oder die Werte direkt zu korrigieren (je nach Einstellung) | manuell durch den Mitarbeiter |
| Schritt 3 | Senden Sie sich selbst eine eine PDF-Auswertung über die erfassten Stunden aller Mitarbeiter | automatisiert |
| Schritt 4 | Überprüfen Sie die Stunden und nehmen Sie letzte Änderungen vor. | manuell durch den Administrator |
| Schritt 5 | Senden Sie den Mitarbeitern eine abschließende Übersicht als PDF-Auswertung | automatisiert |