Anleitung

Auswertung der Sollstunden und Überstunden

So können Sie Überstunden und Sollzeiten in der LogMyTime Zeiterfassung auswerten

Überstunden auswerten

LogMyTime enthält eine Überstundenauswertung, die tatsächliche Arbeitsstunden und hinterlegte Sollstunden vergleicht. Sie finden diese auf der LogMyTime Webseite unter Auswertungen > Detaillierte Auswertungen - Bitte wählen Sie die Art der Auswertung: > Überstundenauswertung .

Auswertungsparameter

Je nach Verwendungszweck können Sie bei der Überstundenauswertung verschiedene Auswertungsparameter einstellen.

Der Detailgrad erlaubt die folgende Auswertungsvarianten:

  • Nur Salden: Angeben sind nur die Überstundensalden für den entsprechenden Zeitraum. Diese Version der Auswertung eigent sich, wenn Sie einen knappen Überblick benötigen, etwa um schnell zu schauen, ob es auffällige Besonderheiten gab.
  • Standard: Enthält Überstundensalden und die Änderungen für jedes Intervall.
  • Detailliert: Enthält Überstundensalden, die Änderungen für jedes Intervall insgesamt und Angaben zu jedem Tag. Hiermit ist eine genaue Nachvollziehbarkeit des Überstundensaldos möglich. Es kann nachgerechnet werden.

Die detaillierte Auswertung eigent sich gut zur Weitergabe an Mitarbeiter, damit diese die Buchungen auf ihrem Überstundenkonto nachvollziehen können.

Automatischer Mailversand

Zur Kontrolle der Sollstunden und Überstunden ist auch der Automatische Mailversand hilfreich. Zum Beispiel wäre folgendes Vorgehen möglich:

Schritt 1 Senden Sie dem Mitarbeiter am Ende der Woche oder des Monats (je nach Arbeitszeitmodell) eine PDF-Auswertung über die erfassten Stunden automatisiert
Schritt 2 Bei Problemen oder Fehlern hat der Mitarbeiter nun einige Tage Zeit sich an Sie zu wenden oder die Werte direkt zu korrigieren (je nach Einstellung) manuell durch den Mitarbeiter
Schritt 3 Senden Sie sich selbst eine eine PDF-Auswertung über die erfassten Stunden aller Mitarbeiter automatisiert
Schritt 4 Überprüfen Sie die Stunden und nehmen Sie letzte Änderungen vor. manuell durch den Administrator
Schritt 5 Senden Sie den Mitarbeitern eine abschließende Übersicht als PDF-Auswertung automatisiert

Probleme mit dem Auswertungszeitraum

Problem: Wöchentliches Arbeitszeitmodell und nicht wöchentlicher Auswertungszeitraum

Man kann eine Überstundenauswertung für einen Mitarbeiter über den vergangenen Monat erstellen. Wenn der Mitarbeiter ein wöchentliches Arbeitszeitmodell hat, dann fängt die Auswertung aber nicht am Monatsanfang an, sondern einige Tage früher. Warum?

Antwort: Bei Arbeitszeitmodellen werden die Überstunden immer am Ende des letzten Tags des Intervalls berechnet und dem Überstundenkonto gutgeschrieben.

Beispiel bei einem wöchentlichen Arbeitszeitmodell:

Letzter Tag des Intervalls: Sonntag 2. April
Für die Überstunden dieser Kalenderwoche werden beachtet:

  • Montag, 27. März
  • Dienstag, 28. März
  • Mittwoch, 29. März
  • Donnerstag, 30. März
  • Freitag, 31. März
  • Samstag, 1. April
  • Sonntag, 2. April

Falls Sie Überstunden monatsweise berechnen wollen, dann wechseln Sie zu einem Arbeitszeitmodell mit monatlichen Arbeitsstunden.

Problem: Fehlermeldung für Zeitraum außerhalb des Auswertungszeitraums

Ich will eine Überstundenauswertung über das Jahr 2020 erstellen. Wenn ich den Report anzeige, erhalte ich eine Fehlermeldung, dass für einen Zeitabschnitt in 2019 kein Feiertagskalender zugewiesen ist. Ist das ein Fehler?

Damit eine Überstundenauswertung erstellt werden kann, muss ein Startwert im Arbeitszeitkonto vorliegen. Bei einer Auswertung für das Jahr 2020 kann es (je nach Art des Jahresabschlusses) relevant sein, was im Jahr 2019 passiert ist.

Wenn es im Jahr 2019 einen Zeitraum ohne Feiertagskalender-Zuweisung gibt, dann kann für 2019 kein Überstundensaldo berechnet werden. Daher kann dann auch kein Saldo als Wert für den 31.12.2019 errechnet werden und kein Anfangssaldo für den 01.01.2020.

Wenn Sie Sollstunden und Überstunden auswerten möchten, dann sollten alle Zeiträume sowohl Arbeitszeitmodelle wie auch Feiertagskalender zugewiesen haben.

Für Übergangszeiträume können Sie auch immer Arbeitszeitmodelle vom Typ Ist-Zeit-Erfassung und Feiertagskalender ohne Feiertage nutzen.