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Typische LogMyTime Arbeitsabläufe: Arbeitszeiten für Aufträge erfassen

Anforderung

Wir arbeiten nicht projektbezogen sondern auftragsbezogen. Die Aufträge sind jeden Tag unterschiedlich und müssen jeden Tag neu definiert werden, weil die Kunden jeden Tag einen anderen Auftrag haben.

Die Mitarbeiter sollen auch noch festhalten, was Fahrtzeit und Arbeitszeit war.

So geht's: Typischer Arbeitsalltag bei der Auftragsbearbeitung

Dies würde im Arbeitsalltag mit LogMytime so aussehen:

  • Ein Mitarbeiter im Büro legt die jeweiligen Aufträge des Tages an.
  • Der Mitarbeiter wählt den Auftrag aus und wählt als Tätigkeit "Fahrzeit".
  • Am Ankunftsort stoppt er die Stoppuhr. Falls die Fahrtenbuch-Funktion eingeschaltet ist, kann er nun auch die Kilometer noch eintragen.
  • Dann wählt der Mitarbeiter die Tätigkeit "Arbeitszeit" für den Auftrag und startet die Stoppuhr.
  • Am Ende des Auftrags stoppt er die Stoppuhr.
  • Der Mitarbeiter stoppt die Fahrtzeit der Heimfahrt oder zum nächsten Auftrag. Optional hält er auch wieder die gefahrenen Kilometer fest.
  • Am Abend oder nächsten Tag wird im Büro der Auftrag deaktiviert, so dass man nicht mehr darauf buchen kann.
  • Der Auftrag wird in Rechnung gestellt und als Zeiten als abgeschlossen markiert.

So geht's: Vorbereitung, um so erfassen zu können

  1. Zeigen Sie die Tätigkeitenverwaltung auf der LogMyTime Webseite an.

    LogMyTime Webseite > Verwaltung > Tätigkeiten

  2. Legen Sie die zwei Tätigkeiten an:

    Tätigkeit: Fahrzeit

    Tätigkeit: Arbeitszeit

  3. Optional: Schalten Sie ein, dass Sie die Kilometer erfassen wollen.

    LogMyTime Webseite > Firmenweite Einstellungen > Zusatzfelder > Neues Zusatzfeld erstellen > Anfahrt in km

  4. Sie können Aufträge in LogMyTime als Projekte festhalten. LogMyTime Projekte müssen nicht langfristig sein, sondern können Aufträgen entspreichen. Zeigen Sie die Projektverwaltung auf der LogMyTime Webseite an.

    LogMyTime Webseite > Verwaltung > Projekte

  5. Legen Sie in der Projektverwaltung Ihren Auftrag an und geben Sie den Auftragsnamen ein.

    Neues Projekt anlegen

  6. Nun erfasst der Mitarbeiter seine Zeiten.
  7. Am Abend, nachtdem der Auftrag beendet ist, legen Sie ihn ab.

    Projekte verwalten > Spalte mit dem jeweiligen Auftrag > Weitere Aktionen > Ablegen

  8. Sichten Sie die erfassten Zeiten und stellen Sie diese in Rechnung.

    Zeigen Sie die Zeiteintragsverwaltung an. Wählen Sie dazu auf der LogMyTime Webseite:

    Verwaltung > Zeiteinträge.

Tipp 1

Überlegen Sie sich ein Schema, wie Sie die Aufträge benennen und halten Sie dieses durch, z.B.

"Auftragskurzbeschreibung - Datum"

Tipp 2

Ihre Kunden wechseln stetig: Sie können sich die Zuordnung zu Kunden in LogMyTime sparen und den Kundennamen im Auftragsnamen integrieren.

Ihre Kunden bleiben häufig gleich:Sie sollten Kunden in der Kundentabelle anlegen und die Projekte den Kunden zuordnen. So können Sie dann auch kundenweite Auswertungen erstellen.