Anleitung

Arbeitszeitmodelle

In einem Arbeitszeitmodell kann festgelegt werden, welche Arbeitszeitregeln für einen Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern gilt. Damit können Sollstunden und Überstunden berechnet werden und die Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften unterstützt werden.

Grundlagen

Die Arbeitszeit eines Mitarbeiters wird von Regelungen bestimmt. Mittels der Arbeitszeitmodelle wird versucht, diese tatsächliche Vorgaben in der Software abzubilden. Dies geschieht durch die Zusammenfassung der Regeln in einem Arbeitszeitmodell. Solch ein Modell wird dann einem Mitarbeiter oder einer ganzen Gruppe von Mitarbeitern zugewiesen.

Beim Anlegen eines Arbeitszeitmodells können folgende Einstellungen getroffen werden:

  • Name: Vergeben Sie einen beschreibenden Namen, z.B. "40 Stundenwoche mit Überstunden" oder "Aushilfe 20 Arbeitsstunden/Monat ohne Überstunden".
  • Sollstunden und Sollarbeitszeit: Hier wird festgelegt, ob die tatsächliche Arbeitszeit mit einem Sollstundenwert verglichen wird. Falls ja, dann legen Sie fest, wie lange pro Intervall gearbeitet werden soll.
  • Arbeitstage: Wählen Sie, an welchen Wochentagen gearbeitet wird. Dies ist für die Beachtung von Feiertagen und Urlaubstagen wichtig.
  • Feiertage: Abhängig von den getroffenen Einstellungen im Arbeitszeitmodell stehen Ihnen bei den Feiertagen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. Bei manchen Arbeitszeitmodellen können Sie wählen, ob eine Feiertagsautomatik genutzt werden soll oder Feiertage gar nicht beachtet werden soll. Bei manchen Einstellungen ist eine Feiertagsautomatik nicht möglich oder
  • Überschreitung der Sollarbeitszeit: Falls ein Mitarbeiter keine Überstunden machen darf, können Sie dies hier als Option einstellen. Er erhält dann eine Fehlermeldung, wenn er mehr Stunden buchen will, als in seinem Arbeitszeitmodell vorgesehen.
  • Abgegoltene Stunden: Manche Arbeitsverträge oder Tarifverträge erlauben Überstunden, sehen jedoch eine Abgeltungsregel vor. Eine gewisse Anzahl an Überstunden muss dann vom Betrieb nicht bezahlt werden sondern sind automatisch abgegolten. Je nach Arbeitszeitmodell sind Abgegoltene Stunden pro Tag, Woche oder Monat möglich. LogMyTime berecht dann nur über den Wert hinaus anfallende Überstunden als Überstunden.

Alle Mitarbeiter, die das gleiche Arbeitszeitmodell zugewiesen bekommen haben, haben also den gleichen Arbeitszeitmodelltyp, die gleiche Sollarbeitszeit, die gleiche Regelung zum Thema Abgegoltene Stunden usw.

Weicht ein Detail bei einem Mitarbeiter ab, so benötigt er ein eigenes Arbeitszeitmodell.

Arbeitszeitmodelltypen im Vergleich

Arbeitszeitmodell vorgegebene Sollstunden Intervall Berücksichtigung von Feiertagen und Urlaubstagen Überstunden optional möglich Abgegoltene Stunden optional möglich Typische Nutzung für
Wochenarbeitszeit mit festen Arbeitstagen ja Woche ja ja ja Vollzeitmitarbeiter
Wochenarbeitszeit mit flexiblen Arbeitstagen ja Woche ja/nein ja ja Teilzeitkräfte
Monatsarbeitszeit mit festen Arbeitstagen ja Monat ja ja ja Teilzeitkräfte
Monatsarbeitszeit mit flexiblen Arbeitstagen ja Monat ja/nein ja ja Aushilfen
Ist-Zeit Erfassung ohne Sollarbeitszeit nein keines nein nein nein * Mitarbeiter, die nur Projektzeiten erfassen sollen
* Freiberufler
* Teilzeitkräfte und Aushilfen mit stark schwankenden Arbeitsstunden

Beispiele für Arbeitszeitmodelle

Beispiel: 40 Stunden Woche mit Überstunden

Mitarbeiter mit 40-Stunden-Woche, bei dem Feiertage, Fehlzeiten und Urlaubstage automatisch richtig behandelt werden sollen. Der Mitarbeiter darf Überstunden machen. Sein Tarifvertrag sieht bis zu 2 kostenlose Überstunden pro Woche vor.

Beispiel: Aushilfe

Eine Aushilfe mit einer festgelegter monatlichen Arbeitszeit, die nicht überschritten werden darf. Feiertage werden nicht automatisch von der Software behandelt.

Beispiel: Freelancer

Freiberufler, bei dem keine Sollzeiten und Überstunden erfasst werden. Es wird einfach nur die tatsächliche Arbeitszeit erfasst.

Beratung

Sie haben Fragen zur Auswahl des passenden Arbeitszeitmodells? Sie benötigen eine Auskunft wie ihre Anforderungen in LogMyTime umgesetzt werden können? Wir beraten Sie gerne.

Bitte kontaktieren Sie uns, falls Sie dazu weitere Auskünfte benötigen sollten. E-Mail: support@logmytime.de
Telefon: +49 661 48024880

Administration: Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Arbeitszeitmodellen

Arbeitszeitkalender anlegen

Gehen Sie zu

Verwaltung > Überstunden und Sollzeiten > Arbeitszeitkalender > Neuen Arbeitszeitkalender anlegen.

Arbeitszeitkalender ändern

Gehen Sie zu

Verwaltung > Überstunden und Sollzeiten > Arbeitszeitkalender.

Wählen Sie nun in der Zeile des Arbeitszeitmodells, das Sie bearbeiten wollen, den Befehl Ändern.

Achtung: Wenn Sie ein Arbeitszeitmodell ändern, dann kann sich für alle Mitarbeiter, denen der Kalender zugewiesen ist, die Arbeitszeitberechnung auch in der Vergangenheit ändern. Falls Sie dies nicht wünschen, dann legen Sie lieber ein neues Modell an und weisen dieses ab einem Stichdatum zu.

Arbeitszeitkalender löschen

In der Tabelle mit allen Arbeitszeitmodellen finden Sie auch in jeder Zeile den Link zum Entfernen eines Modells namens Löschen . Sie können nur Arbeitszeitmodelle löschen, die keinem Mitarbeiter zugewiesen sind.

Arbeitszeitmodelle Mitarbeitern zuweisen

Zuweisung für einen Mitarbeiter

Gehen Sie zu Verwaltung > Mitarbeiter.

Wählen Sie nun in der Zeile des Mitarbeiters, dem Sie einen Kalender zuweisen wollen, den Befehl Arbeitszeitmodell.

Die nun erscheinende Tabelle zeigt alle dem Mitarbeiter zugewiesenen Arbeitszeitmodelle an. Dabei wird auch jeweils der Zeitraum mit angegeben. Wählen Sie Arbeitszeitmodell zuweisen, um eine neue Zuweisung hinzuzufügen. Es erscheint ein Formular, in dem Sie den Arbeitszeitmodell und den Zeitraum auswählen können.

Zuweisung für mehrere Mitarbeiter

Gehen Sie zu Verwaltung > Überstunden und Sollzeiten > Arbeitszeitmodelle.

Wählen Sie nun in der Zeile des Arbeitszeitmodells, das Sie zuweisen wollen, den Befehl Zuweisen. Wählen Sie den Zeitraum und dann die entsprechenden Mitarbeiter für die Zuweisung.

Startzeitpunkt der Zuweisung

Wenn Sie neu mit den Arbeitszeitmodellen starten, aber schon länger mit LogMyTime erfassen, gibt es einen langen Zeitraum in der Vergangenheit mit Zeiteinträgen. Daher müssen Sie entscheiden, welches der erste Zeitraum sein soll, für den die Berechnung stattfindet.

Startzeitpunkt Berechnung Hinweise
Arbeitszeitmodell startet in der Vergangenheit Die alte Arbeitszeiten werden mit den damals gültigen Sollzeiten verglichen, auch für die Vergangenheit werden Überstundenabrechnungen erstellt. Nachteil: Die Überprüfung und Korrektur vergangener Arbeitszeiten dauert eventuell lange. Überlegen Sie, ob dies wirklich notwendig ist oder Sie sich nur unnötig Arbeit machen.
Arbeitszeitmodell startet zum aktuellen Intervall Die alten Arbeitszeiten werden nicht mit Sollzeiten verglichen, nur neue Arbeitszeiten werden verglichen und auf Überstunden hin ausgewertet. Bestehende Überstundenguthaben müssen als Anfangswert via Ausgleichsbuchung eingetragen werden.

Probleme

Falls es Probleme mit dem Zuweisen von Arbeitszeitmodellen geben sollte, so finden Sie auf der Hilfeseite zu diesem Thema Beispiele und Lösungsmöglichkeiten.

Fragen zu Arbeitszeitmodellen

Warum kann man beim Arbeitszeitmodell "Monatsarbeitszeit mit festen Arbeitstagen" keine Arbeitszeit pro Tag eingeben sondern nur die Arbeitstage festlegen?

Monate haben immer unterschiedliche viele Wochentage. Manchmal sind zum Beispiel 4 Montage im Monat und manchmal 5. Würde ein Arbeitnehmer ein Arbeitszeitmodell haben, an dem er jeden Monat 3 Stunden arbeitet, würde er in manchen Monaten 12 und in manchen Monaten 15 Stunden arbeiten.

Nutzen Sie in diesem Fall das Arbeitszeitmodell "Wochenarbeitszeit mit festen Arbeitstagen".

Ich möchte für einen Mitarbeiter ein wöchentliches Arbeitszeitmodell nutzen. Der Mitarbeiter beginnt aber am 1.7. mit der Arbeit und das ist ein Mittwoch. Was nun?

Grob gesagt, benutzen Sie in solch einem Fall ein Arbeitszeitmodell mit Ist-Zeit-Erfassung als Puffer.

Die Anleitung zum ThemaZuweisungsprobleme führt genau auf wie man in diesem Fall vorgehen muss.

Überstunden-Guthaben aus früheren Zeiträumen erstmalig eintragen

Falls die Mitarbeiter Überstundenguthaben aus früheren Zeiten haben, so können Sie diese Startwerte als Ausgleichsbuchungen angeben.

Sollstunden und Überstunden auswerten

Sobald einem Mitarbeiter die für ihn gültigen Arbeitszeitmodelle, Feiertagskalender und Urlaubsregelungen zugewiesen sind, kann die tatsächlich erfasste Arbeitszeit mit den Sollwerten verglichen werden.

Dadurch kann man den aktuellen Stand des Überstundenkontos oder den Stand an einem bestimmten Stichdatum wie dem Jahreswechsel sehen. Diese Auswertungen können wie alle anderen LogMyTime PDF-Auswertungen auch abgespeichert, gedruckt und per E-Mail verschickt werden. Auch der automatische Mailversand zu bestimmten Zeiten ist möglich.

Hinweis

Die LogMyTime Zeiterfassung kann weltweit eingesetzt werden. Daher werden tarifliche oder gesetzliche Regelungen nicht automatisch umgesetzt. Sie sind selbst für die Einhaltung der Gesetze in Ihrem Land verantwortlich. Sie können die Arbeitszeitmodelle selbst so formen, dass LogMyTime sie so gut wie möglich bei der Einhaltung der für Ihr Land gültigen Regeln unterstützt. Achten Sie bitte auch immer selbst auf die Einhaltung aller Vorschriften.