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Urlaub Fehlzeiten

Überstunden durch Freizeitausgleich abbauen - Abgefeierte Überstunden

Das Abbauen von Überstunden per Freizeitausgleich ist in LogMyTime möglich. Gleicht ein Mitarbeiter seine angesammelten Überstunden in LogMyTime durch einen Zeitausgleich aus, so sinkt sein Überstundenkonto.

Abfeiern von Überstunden

Voraussetzungen

Beim Abfeiern von Überstunden übernimmt LogMyTime für Sie automatisch die Berechnung. Der Freizeitausgleich wird automatisch festgehalten. Damit dies klappt, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Der Mitarbeiter muss ein Arbeitszeitmodell mit hinterlegten Sollarbeitszeiten haben.
  • Das Arbeitszeitmodell muss Überstunden zulassen.
  • Der Mitarbeiter muss gerade Überstunden haben, die abgefeiert werden können.

Was muss in LogMyTime eingetragen werden?

Für die Zeit, die der Mitarbeiter seine Überstunden abfeiert, sollte in LogMyTime keine normale Arbeitszeit hinterlegt werden, d.h. in dem Zeitraum, für den der Mitarbeiter eine Sollarbeitszeit hat und Überstunden abfeiert, darf er keinen Zeiteintrag eintragen.

Beispiel: Der Mitarbeiter hat ein Arbeitszeitmodell mit 40-Stunden-Woche. Er erfasst nur 35 Stunden Arbeitszeit die Woche. Für die 5 Stunden Überstundenabbau erfasst er nichts. LogMyTime baut dann automatisch 5 Überstunden ab.

Optional kann der Mitarbeiter eine Fehlzeit "Überstundenausgleich" vom Typ "unbezahlte Fehlzeit" eintragen. Dies ist nicht nötig, damit der Freizeitausgleich klappt. Es sorgt aber dafür, dass der Überstundenausgleich in der Liste Tage mit Fehlzeiten aufgeführt wird.

Auswertung der abgefeierten Überstunden

Die abgefeierten Überstunden werden automatisch richtig berechnet und in den laufenden Überstundenwert übernommen.

Falls benötigt können Sie auch eine PDF-Auswertung erstellen. Wählen Sie dazu:

Verwaltung > Auswertung
Auswertung vom Typ: Überstundenauswertung
Auswertungsparameter Detailgrad: Detailliert

In der Auswertung ist nun für jeden Tag zu sehen, um wie viele Stunden die tatsächliche Arbeitszeit von der Sollarbeitszeit abweicht. An allen Tagen mit zu wenig gearbeiteten Stunden wurden Überstunden abgefeiert.

Falls die Mitarbeiter für den Überstundenausgleich jeweils eine Fehlzeit eintragen, so erscheint diese auch hier.

Gesonderte Ausweisung für die Buchhaltung

Falls Ihre Buchhaltungsabteilung möchte, dass die abgefeierten Überstunden im Stundenzettel explizit ausgewiesen sind, so ist dies in LogMyTime ebenfalls möglich, erfordert aber etwas Mehrarbeit.

Befragen Sie Ihre Buchhaltung zunächst, ob die Angabe des Tages, an dem abgefeiert wurde, reicht oder ob die Buchhaltung die genauen Uhrzeiten benötigt.

Option 1: Der Buchhaltung reicht die passende Berechnung ohne gesonderte Angabe, dass hier abgefeiert wurde

Sie können die oben beschriebene Überstundenauswertung nutzen. Der Mitarbeiter erfasst einfach keine Arbeitszeit und erhält in der Überstundenauswertung die Zeit gutgeschrieben.

Option 2: Die Buchhaltung will eine gesonderte Angabe und der Mitarbeiter hat genau einen ganzen oder halben Tag Freizeitausgleich

Legen Sie in LogMyTime eine unbezahlte Fehlzeit namens "Überstundenausgleich" an. Die Mitarbeiter können dann an freien Tagen diese Fehlzeit buchen. Die Fehlzeit erscheint dann in den Auswertungen "Stundenzettel aufsummiert" und "Überstundenauswertung".

Option 3: Die Buchhaltung will eine gesonderte Angabe und der Mitarbeiter hat eine beliebige Anzahl Stunden/Minuten als Freizeitausgleich

Falls Sie das Abfeiern genau mit Stundenangabe dokumentieren müssen, dann können Ihre Mitarbeiter für jedes Abfeiern einen Zeiteintrag anlegen.

Richten Sie dazu einmalig LogMyTime ein:

Neues Projekt: Buchhaltungsinformationen (mit dem Kunden "Firmeninterne Projekte")
Neue Tätigkeit: Überstundenausgleich durch Freizeit

Ordnen Sie dem Projekt nun die Tätigkeit zu.

Bei jedem Abfeiern kann der Mitarbeiter nun seine freie Zeit dokumentieren:

Aktion des Mitarbeiters: Zeiteintrag erstellen
Projekt: Buchhaltungsinformationen
Tätigkeit: Überstundenausgleich durch Freizeit
Eintrag erfassen als: Dauer
Dauer: 0
Kommentar: Angabe von wann bis wann der Freizeitausgleich genommen wurde

Notiz: Die Angabe einer Dauer von "0" ist hier richtig, da die Arbeitszeit ja "0" war. LogMyTime rechnet den Überstundenausgleich trotzdem passend aus.

Der Buchhaltung senden Sie dann wöchentlich/monatlich folgende Auswertung.

Auswertung vom Typ: Stundenzettel detailliert
Mitarbeiter: Alle
Projekt: Buchhaltungsinformationen
Detailgrad: Manuelle Einstellung
Kommentare zu Zeiteinträgen anzeigen: Häkchen

Tipp zur Zeitersparnis

Die Auswertung an die Buchhaltung können Sie auch per Automatischem Versand regelmäßig verschicken lassen.

Hat Ihnen diese Anleitung alle Fragen beantwortet?