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Firmenweite Einstellung: Abgelegte Daten in Auswertungsparametern

Falls Sie LogMyTime sehr intensiv nutzen, haben Sie vielleicht einige abgelegte Projekte, Kunden, Tätigkeiten und Mitarbeiter. Die Abgelegte-Daten-Einstellung sorgt dafür, dass Sie diese Daten in den Auswertungsparametern anzeigen oder ausblenden können, je nachdem wie Sie es wünschen. Damit können Sie auch bei vielen abgelegten Daten die Übersicht behalten.

Das Problem

Zum Anzeigen einer Auswertung rufen Sie zunächst die Seite mit den Auswertungsparametern auf.

Die Auswahlbox mit den Parametern zeigt nun sowohl alle laufenden Projekte an wie auch alle alten, bereits abgelegten Projekte. Sind nur wenige Projekte abgelegt, ist dies kein Problem. Hat man aber viele alte Projekte, wird die Liste ganz schön lang.

Abgelegte-Daten-Einstellung

In LogMyTime können Sie daher selbst bestimmen, ob und wie lange Ihnen die abgelegten Daten als Filter in den Auswertungsparametern angezeigt werden.

Ihre Möglichkeiten:

Hier können Sie nun einen Wert einstellen, der zu Ihren Arbeitsabläufen passt.

Hinweis: Durch diese Einstellungen gehen keine Daten verloren. Sowohl die abgelegten Kunden, Projekte, Tätigkeiten und Mitarbeiter als auch die dazu gehörigen Zeiteinträge bleiben immer erhalten.
  • Falls Sie Ihre Projekte abrechnen, dann ablegen und eigentlich vorhaben, diese nie wieder in LogMyTime auszuwerten, dann wählen Sie Nie als Datenfilter anwählbar. So sehen Sie nur aktive Projekte. Siehe Bild 1.
  • Falls Sie Ihre Projekte ablegen, aber in den Monaten danach abrechnen und noch für einige Zeit die Daten griffbereit haben wollen, dann wählen Sie z.B. Bis 6 Monate nach dem Ablegen anwählbar. So sehen Sie aktive Projekte und kürzlich abgelegte Projekte. Siehe Bild 2.
  • Falls Sie öfter alte Projekte auswerten, die schon lange abgelaufen sind, dann wählen Sie Immer als Datenfilter anwählbar. So sehen Sie immer alle Projekte, die es je gab. Siehe Bild 3.
  • Es ist natürlich auch möglich, die Einstellung kurzfristig und nur zeitweise umzustellen. Dann die passende Auswertung zu machen. Und danach die Einstellung wieder auf den vorherigen Wert zurück zu stellen.
Beispiel: Angenommen Sie haben die Einstellung gewählt, dass abgelegte Daten für 6 Monaten angezeigt werden. Dann aber müssen Sie plötzlich ein schon vor langer Zeit abgelegtes Projekt auswerten. Dessen Namen wird zunächst nicht in den Auswertungsparametern angeboten. Ändern Sie einfach die Abgelegte-Daten-Einstellung auf "Immer anzeigen". Nun taucht das Projekt in den Auswertungsparametern wieder auf. Sie können die Auswertung erstellen. Danach ändern Sie die Abgelegte-Daten-Einstellung einfach wieder zurück.

Manuelles Massenablegen

Zusätzlich zur Firmenweiten Einstellung, dass ungenutzte Daten automatisch nach einem gewissen Zeitraum abgelegt und ausgeblendet werden sollen, können Sie Daten auch manuell ablegen.

So legen Sie Daten ab

  1. Loggen Sie sich als Administrator in Ihr LogMyTime Konto ein.
  2. Gehen Sie zur Verwaltung. Zeigen Sie dort die Tabelle an, bei der Sie Daten ablegen wollen.
  3. Falls Sie mehr als 200 länger nicht genutzte Datensätze in der Tabelle haben, wird Ihnen LogMyTime einen Link zum Ablegen der Daten anbieten. (Falls Sie weniger als 200 länger nicht genutzte Datensätze haben, so können/müssen Sie diese einzeln ablegen.)
  4. Klicken Sie auf den Link und wählen Sie, welche Daten (Kunden, Projekte, Tätigkeiten) Sie ablegen möchten.
  5. Wählen Sie zusätzlich, wie lange die Daten nicht mehr genutzt worden sein sollen, die abgelegt werden sollen und klicken Sie dann auf "Ablegen".

Manuelles Ablegen einzelner Daten

Zusätzlich können Sie Daten ablegen, indem Sie in einer der folgenden Tabellen einen Eintrag wählen. Klicken Sie dann auf "Weitere Aktionen" und dann auf "Deaktivieren"

Einstellung durchführen

Diese Einstellung können Sie nur als Administrator vornehmen.

Gehen Sie zu:
Verwaltung > Firmenweite Einstellungen > Abgelegte Daten > Einstellung ändern

Wählen Sie nun den bervorzugten Datenfilter aus.

Siehe auch