Mit LogMyTime können Sie bei jedem Zeiteintrag festhalten, ob während der Arbeitszeit Fotos gemacht wurden. LogMyTime kann die Fotos zur Zeit leider nicht selbst speichern, sondern hält fest, dass Fotos gemacht wurden. Diese Information kann schnell ausgewertet werden. So lassen sich Fotos rasch finden und nutzen.
Stellen Sie zunächst einmalig in LogMyTime ein, dass Nachweise über das Vorliegen von Fotos erfasst werden sollen.
Loggen Sie sich dazu als Administrator in LogMyTime ein.
Gehen Sie zu:
Verwaltung > Firmenweite Einstellungen > Zusatzfelder
Wählen Sie nun:
Neues Zusatzfeld erstellen
Wählen Sie dann:
Frei einstellbares Zusatzfeld > Im Formular zum Erstellen von neuen Zeiteinträgen > Bezeichnung 'Fotos' + Datentyp 'Ja/Nein-Frage (Checkbox)'
Statt die Fotos auf dem Handy des Mitarbeiters zu belassen, ist es oft praktischer, diese sofort im Büro zur Hand zu haben. Hierfür bieten sich verschiedene Dienste an. Entweder vom Hersteller des Smartphones selbst (Google Drive, iCloud) oder von spezialisierten Diensten (Dropbox, Hidrive).
Entscheiden Sie sich für einen Dienst und stellen Sie sicher, dass dieser von allen Smartphones aus funktioniert.
Während der Arbeit macht der Mitarbeiter nun sein Foto und speichert es ab. Falls Sie dies vorgesehen haben, wird das Foto nun auch noch durch Ihren Speicherdienst direkt in Ihr Konto bei dem Dienst geladen.
LogMyTime wird beim Anlegen eines neuen Zeiteintrags nun auch nach den Fotos fragen. Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter können nun eintragen, dass ein Foto existiert. Das funktioniert natürlich sowohl über die LogMyTime Webseite, als auch über die LogMyTime App.
Tipp: Zusätzlich könnte im Kommentarfeld nun noch eine Bildbeschreibung und der Grund für das Bild eingetragen werden. Viele Smartphones haben eine gute Diktierfunktion, die Text zu geschriebener Sprache umwandeln kann. So kann man schnell den Text eingeben. Zusätzlich können im Kommentarfeld auch Stichwörter untergebracht werden, nach denen später gesucht werden kann, etwa #Kulanz, #Reparatur, #Lösung #fertig
Falls der Mitarbeiter eigentlich keinen weiteren Zeiteintrag benötigt, da alle seine Arbeitszeiten erfasst sind, kann er trotzdem sein Foto hinterlegen. Er sollte dann einen Zeiteintrag mit der aktuellen Zeit sowohl als Startzeit wie als Endzeit erstellen. Es wird dann keine zusätzliche Arbeitszeit erfasst und dennoch die Information über das Foto gespeichert.
Der Zeiteintrag mit den erfassten Zusatzinformationen erscheint nun in der Zeiteintragsliste.
Sie können sich alle Zeiteinträge mit Fotos auflisten lassen.
Zeigen Sie die Zeiteintragsverwaltung an. Wählen Sie dazu auf der LogMyTime Webseite:
Verwaltung > Zeiteinträge.
Klicken Sie dann auf Weitere Filter und filtern Sie nach Fotos steht auf JA . Nun werden Ihnen alle Zeiteinträge angezeigt, bei denen Daten erfasst wurden.
Falls Sie die Daten weiterverarbeiten wollen, können Sie die Zeiteinträge als CSV-Datei exportieren. Die exportierte Datei lässt sich dann in einer Tabellenkalkulation wie etwa Excel weiter verarbeiten.
In der exportierten Datei finden Sie jeweils auch das Zusatzfeld Fotos.
Die PDF-Auswertungen zeigt Nachweise über das Vorliegen von Fotos ebenfalls an. So erscheint der Inhalt des Zusatzfeldes etwa in der Auswertung Stundenzettel detailliert.
Dabei können Sie die Anzeige des Zusatzfelds nach Bedarf ein- oder ausschalten.
Falls Sie PowerPivot nutzen, um die Daten aus LogMyTime direkt in Excel zu laden, können Sie nach dem als Zusatzfeld eingetragenen Wert filtern.
Je nach technischen Kenntnisstand der Mitarbeiter, könnten die Mitarbeiter die Fotos genauer ordnen. Etwa, indem sie die Fotos in einen Ordner mit dem Kundennamen oder Projektnamen verschieben. Dort hat man dann alle Fotos eines Projektes gesammelt.
Es gibt jedoch noch andere Möglichkeiten, alle Fotos eines Projektes zu finden, ohne dass der Mitarbeiter bei jedem Foto Hand anlegen muss:
Mit den Zusatzfeldern in LogMyTime können Sie zahlreiche weitere Informationen festhalten.