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Zusatzfelder

Sie können in LogMyTime zusätzliche Informationen festhalten und auswerten.

Dazu dient die Funktion der frei einstellbaren Zusatzfelder. Einige Beispiele zur Nutzung:

Zusatzfeld für Ideen für Nutzung
Zeiteinträge Gefahrene Kilometer, Spesen, Materialkosten, Übernachtungen, Eurobetrag, Chargennummer, Arbeitstage, Ort des Arbeitseinsatzes, Nachtarbeit, Fotos
Projekte Projektnummer, Projektstichwort, Oberprojekte und Unterprojekte, Projekt ist fertig zur Abrechnung, Festpreis in Euro, Projektleiter, Auftragsnummer, Aktenzeichen, Kostenstelle, Durchführungsort, Projektkürzel
besondere Tage zählen Homeoffice, Schmutzzulage, Übernachtungspauschale, Verpflegungspauschale
Mitarbeiter Personalnummer, Kürzel, Durchwahl, Position, Kostengruppe, externer Mitarbeiter oder festangestellter Mitarbeiter
Kunden Kundennummer, Adresse des Kunden, Telefonnummer des Kunden
Tätigkeiten vor Ort beim Kunden oder im eigenen Büro, Abrechnungsnummer

Einführung

Zusatzfelder gibt es in LogMyTime für folgende Bereiche:

  • Zeiteinträge
  • Projekte
  • Kunden
  • Tätigkeiten
  • Mitarbeiter

Beispiel - Formular zum Anlegen eines neuen Kunden

Vorher ohne Zusatzfeld:

Zusatzfeld für Kunden

Nachher mit Zusatzfeld:

Zusatzfeld für Kunden

Typisches Vorgehen bei der Verwendung von Zusatzfeldern

Schritt 1 - Einmalige Vorbereitung: Legen Sie als Administrator das gewünschte Zusatzfeld in den Firmenweiten Einstellungen an. Ein Zusatzfeld bezieht sich immer auf Zeiteinträge, auf Kunden, auf Projekte, auf Mitarbeiter oder auf Tätigkeiten.

Schritt 2 - Erfassen: Jedes Mal, wenn Sie oder ein Mitglied Ihres Teams nun einen entsprechenden Eintrag vornehmen (also je nach Zusatzfeld einen neuen Zeiteintrag, Kunden, Projekt, Mitarbeiter oder eine Tätigkeit erstellen), wird nach den Daten für das Zusatzfeld gefragt.

Schritt 3 - Auswerten: Sie können die in den Zusatzfeldern eingegebenen Daten auswerten. Für einige häufig genutzte Zusatzfelder gibt es eigene Auswertungen, z.B. ein Fahrtenbuch für die Auswertung der gefahrenen Kilometer. Die anderen Zusatzfelder erscheinen automatisch in den passenden Auswertungen. So erscheinen zum Beispiel erfasste Projektnummern in der Projektauswertung.

Neue Zusatzfelder anlegen

Eine ausführliche Anleitung zum Anlegen der Zusatzfelder beschreibt das notwendige Vorgehen im Detail.

Zusammenfassend müssen Sie zum Anlegen von Zusatzfeldern so vorgehen:

Zeigen Sie die Zusatzfelder-Seite an: Verwaltung > Firmenweite Einstellungen > Zusatzfelder verwalten.

Klicken Sie auf Neues Zusatzfeld erstellen und treffen Sie die entsprechenden Einstellungen im Formular.

In LogMyTime erscheint nun das Zusatzfeld.

Auswertung

Die Zusatzfelder lassen sich auf mehrere Weisen auswerten.

  • PDF-Auswertung:
  • Zeiteinträge nach Zusatzfeldern filtern
  • Tabellenübersicht

PDF-Auswertung

Einige Zusatzfelder haben eigene Auswertungen, wie z.B. gefahrenen Kilometer (Auswertung: Fahrtenbuch), die Spesen (Auswertung: Spesenauswertung) und auch alle aufsummierbaren Zusatzfelder, die Sie selbst anlegen.

Die Zusatzfelder erscheinen von alleine in den passenden Auswertungen, etwa die Projektzusaztfelder in der Projektauswertung, die Kundenzusatzfelder in der Kundenauswertung und die Mitarbeiterzusatzfelder im Detaillierten Stundenzettel. Bitte beachten Sie, dass Mitarbeiter jeweils ihre eigenen Arbeitszeiten auswerten können und daher den Inhalt des jeweils eigenen Zusatzfeldes auch in der Auswertung sehen können.

Währungen und Maßeinheiten einstellen

Sie können wählen, in welcher Währung und mit welchen Maßeinheiten Sie in LogMyTime erfassen wollen. Auf der Ändern-Seite des entsprechenden Zusatzfeldes finden Sie einen Link, um die Einheit zu ändern. Bitte beachten Sie, dass LogMyTime die schon eingetragenen Werte nicht umrechnet, wenn Sie die Einheit ändern.

Mögliche Anzahl an Zusatzfeldern

Die Anzahl von Zusatzfelder ist begrenzt. Es können jeweils 15 Zusatzfelder für jede Art von Datentyp angelegt werden. Also 15 Zusatzfelder für Projekte, 15 Zusatzfelder für Zeiteinträge, 15 Zusatzfelder für Mitarbeiter usw.

Siehe auch

Mit den Zusatzfeldern in LogMyTime können Sie zahlreiche weitere Informationen festhalten.