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Stundensätze in der Zeiterfassung

Stundensatzberechnung einrichten

Beim erstmaligen Einrichten der Stundensätze gibt es einige Dinge zu beachten, um sicherzustellen, dass die Stundensätze gemäß Ihren Anforderungen berechnet werden. Nachfolgend finden Sie hier eine schrittweise Anleitung, wie Sie vorgehen können, um keinen wichtigen Punkt zu vergessen.

Vorbereitung: Standardstundensatz und Berechnungsregeln wählen

Vor dem Einschalten der Stundensatzfunktion in LogMyTime sollten Sie überlegen, wie die Stundensätze in Ihrem Unternehmen genutzt werden sollen.

In LogMyTime gibt es einen firmenweiten Standardstundensatz. Dieser wird immer genutzt, falls kein anderer Stundensatz zur Anwendung kommt. Zusätzlich können Sie diesen Standardstundensatz durch Berechnungsregeln von abweichenden Stundensätzen überschreiben lassen.

Finden Sie daher heraus:

  • wie hoch der Standardstundensatz in Ihrer Firma ist
  • ob der Standardstundensatz durch eine zusätzliche Berechnungsregel überschrieben werden darf
  • falls ja, durch welche Regel
  • falls ja, wie hoch die vom Standardstundensatz abweichenden Stundensätze sind
  • ob Mitarbeiter mit erweiterten Rechten die Stundensätze setzen und auswerten dürfen

Folgende Berechnungsregeln stehen zur Verfügung:

  • Es wird immer der Standardstundensatz verwendet.
  • Standardstundensatz kann durch Mitarbeiter-Stundensatz überschrieben werden.
  • Standardstundensatz kann durch Kunden-Stundensatz überschrieben werden.
  • Standardstundensatz kann durch Projekt-Stundensatz überschrieben werden.
  • Standardstundensatz kann durch Tätigkeiten-Stundensatz überschrieben werden.

Es wird immer genau eine dieser Berechnungsregeln für alle Zeiteinträge verwendet. Zusäztlich richtet sich der Stundensatz immer noch danach, ob die Tätigkeit des Zeiteintrags abrechenbar ist, oder nicht. Auf der Hilfe-Seite zu den Berechnungsregeln finden Sie eine genaue Erklärung sowie mehrere Beispiele für jede dieser Optionen.

Stundensatzberechnung einschalten

Sobald Sie die notwendigen Informationen haben, können Sie die Stundensätze in LogMyTime einschalten.

Schritt 1 - Einschalten der Stundensätze

  1. Zeigen Sie die Seite zum Einschalten der Stundensätze an: Verwaltung > Firmenweite Einstellungen > Stundensatzberechnung einrichten
  2. Wählen Sie im Formular eine Berechnungsregel für den Stundensatz.
  3. Tragen Sie den Standardstundensatz Ihrer Firma ein.
  4. Optional: Ändern Sie gegebenenfalls die vorgeschlagene Währung.
  5. Schalten Sie die Stundensätze nun ein.

Schritt 2 - Tätigkeiten anpassen - Wichtig

Wechseln Sie nun zur Tätigkeitenverwaltung: Verwaltung > Tätigkeiten.
Hier müssen Sie überprüfen, ob die Tätigkeiten den passenden Abrechenbarkeitsstatus haben.

Zeiteinträge mit nicht abrechenbaren Tätigkeiten haben immer einen Stundensatz und Umsatz von 0 EUR. Dies ist etwa sinnvoll bei Kulanzleistungen oder innerbetrieblichen Tätigkeiten, die nicht berechnet werden.

Umgekehrt sollten Tätigkeiten, die Sie nicht kostenlos verrichten möchten auch immer abrechenbar sein.

Kontrollieren Sie daher die Liste der Tätigkeiten auf deren Abrechenbarkeit. Klicken Sie auf Ändern, um die Abrechenbarkeit zu ändern.

Schritt 3 - Weitere Stundensätze eintragen

Falls Sie eine Berechnungsregel zum Überschreiben des Standardstundensatzes gewählt haben, wechseln Sie in den Verwaltungsbereich, der zu der von Ihnen gewählten Berechnungsregel passt:
Verwaltung > Tätigkeiten, Verwaltung > Kunden, Verwaltung > Mitarbeiter oder Verwaltung > Projekte.

In diesem Verwaltungsbereich können Sie die Überschreibung des Standardstundensatzes einstellen. Klicken Sie dazu in der passenden Zeile von Kunde/Projekt/Mitarbeiter/Tätigkeit auf Ändern. Tragen Sie den neuen Stundensatz ein.

Falls Sie keine Möglichkeit zum Eintragen eines Stundensatzes finden, sind Sie im falschen Verwaltungsbereich. Falls Sie etwa gewählt haben, dass Sie Projekt-Stundensätze verwenden wollen, dann finden Sie in der Mitarbeiterverwaltung keine Stundensätze. Wechseln Sie in die Projektverwaltung.

Schritt 4 - Benutzerrechte setzen

Falls Sie in LogMyTime Mitarbeiter mit erweiterten Rechten angemeldet haben, können Sie entscheiden, ob diese die Stundensätze setzen und auswerten dürfen.

Wechseln Sie zur Tabelle mit den Benutzerrechten. Diese finden Sie unter: Verwaltung > Firmenweite Einstellungen > Benutzerrechte.