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Kilometer erfassen

Mit LogMyTime können Sie die für Ihre Arbeit gefahrenen Kilometer erfassen. Die Werte können Sie dann bequem auswerten. Eine Beispielauswertung können Sie sich hier herunterladen.

Einmalige Vorbereitung: Kilometer-Zusatzfeld anlegen

Stellen Sie zunächst einmalig in LogMyTime ein, dass die Kilometer erfasst werden sollen.

Loggen Sie sich dazu als Administrator in LogMyTime ein.

Gehen Sie zu:
Verwaltung > Firmenweite Einstellungen > Zusatzfelder

Wählen Sie nun:
Neues Zusatzfeld erstellen

Wählen Sie dann:
Anfahrt in km

Fahrdistanz-Maßeinheit ändern

Sie können in LogMyTime Währung und Maßeinheit einstellen:

  • statt in Euro können Sie in Schweizer Franken (CHF), GBP und USD erfassen
  • statt Kilometer können Sie Meilen angeben.
Auf der Seite "Neues Zusatzfeld anlegen" finden Sie oben im blauen Info-Feld einen Link. Klicken Sie auf diesen Link. Wählen Sie im dann erscheinenden Formular einfach Ihre bevorzugte Währung und Maßeinheit aus.

Kilometer genauer erfassen

Reicht Ihnen die Eingabe der reinen Distanz als Zahl, dann sind Sie nun schon fertig mit dem Erstellen des Zusatzfeldes.

Sie können allerdings auch festhalten, welche Kilometer erfasst wurden. Dazu legen Sie ein weiteres Zusatzfeld an, mit folgenden Einstellungen an:
Frei einstellbares Zusatzfeld > Im Formular zum Eintragen von neuen Zeiteinträgen>
Name " Fahrziel" > Datentyp "Freier Text"

Gefahrene Kilometer erfassen

LogMyTime wird beim Anlegen eines neuen Zeiteintrags nun auch nach den gefahrenen Kilometern fragen. Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter können den Wert einfach in das Formular eintragen. Das funktioniert natürlich sowohl über die LogMyTime Webseite, als auch über die LogMyTime App.

Der Zeiteintrag mit den erfassten Zusatzinformationen erscheint nun in der Zeiteintragsliste.

Tipp: Falls Sie einmal nur Kilometer und keinen Arbeitszeit festhalten wollen, können Sie dazu einen Zeiteintrag mit einer Dauer von 0 und der Angabe des Zusatzfeldes Gefahrene Kilometer anlegen. Dieser Eintrag wird in Auswertungen aufgelistet, wirkt sich aber nicht auf Ihre Gesamtarbeitszeit aus.

Kilometer auswerten

Fahrtenbuch

Eine Fahrtenbuch-Auswertung finden Sie unter: Auswertungen> Fahrtenbuch

Zeiteintragsverwaltung

Sie können sich alle Zeiteinträge mit Kilometer auflisten lassen.

Zeigen Sie die Zeiteintragsverwaltung an. Wählen Sie dazu auf der LogMyTime Webseite:

Verwaltung > Zeiteinträge.

Klicken Sie dann auf Weitere Filter und filtern Sie nach Kilometer größer 0 . Nun werden Ihnen alle Zeiteinträge angezeigt, bei denen Kilometer erfasst wurden.

CSV-Export

Falls Sie die Daten weiterverarbeiten wollen, können Sie die Zeiteinträge als CSV-Datei exportieren. Die exportierte Datei lässt sich dann in einer Tabellenkalkulation wie etwa Excel weiter verarbeiten.

In der exportierten Datei finden Sie jeweils auch das Zusatzfeld gefahrene Kilometer.

Sonderwunsch: Anfahrtsart erfassen

Die Fahrtzeit kann optional in LogMyTime auch in verschiedene Kategorien aufgeteilt werden, zum Beispiel:

Hinfahrt, Weiterfahrt und Rückfahrt

Dies geschieht über ein Zusatzfeld. Legen Sie dieses wie nachfolgend beschrieben an. Sobald dies geschehen ist, kann bei jeder Anfahrt hinterlegt werde, um was für eine Anfahrtskategorie es sich handelt. In den PDF-Auswertungen steht bei jedem Zeiteintrag nun die Anfahrtsart. In der Zeiteintragsverwaltung können Sie nach den unterschiedlichen Anfahrsarten filtern.

Einmalige Vorbereitung: Anfahrtsart-Zusatzfeld anlegen

Stellen Sie zunächst einmalig in LogMyTime ein, dass die Anfahrtsart erfasst werden sollen.

Loggen Sie sich dazu als Administrator in LogMyTime ein.

Gehen Sie zu:
Verwaltung > Firmenweite Einstellungen > Zusatzfelder

Wählen Sie nun:
Neues Zusatzfeld erstellen

Wählen Sie dann:
Frei einstellbares Zusatzfeld > Im Formular zum Erstellen von neuen Zeiteinträgen > Bezeichnung 'Anfahrtsart' + Datentyp 'Auswahlfeld (Combobox)' + Auswahlmöglichkeiten: '*keine Anfahrt,Hinfahrt,Weiterfahrt,Rückfahrt'

Rechtlicher Hinweis

Hinweis für alle deutschen Nutzer: Bitte beachten Sie, dass die Kilometer-Erfassung in LogMyTime nicht zum Nachweis der privaten Nutzung eines Firmen-PKWs beim deutschen Bundesfinanzhof anerkannt ist. Das LogMyTime Fahrtenbuch entspricht nicht den Anforderungen des Finanzamts an ein solches Fahrtenbuch zum Nachweis der privaten Fahrten, da Kilometerangaben in LogMyTime nachträglich berichtigt und geändert werden können.

Siehe auch

Mit den Zusatzfeldern in LogMyTime können Sie zahlreiche weitere Informationen festhalten.