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Arbeitszeitmodelle zuweisen

Sobald Sie in LogMyTime die Arbeitszeitmodelle erstellt haben, müssen Sie diese noch den Mitarbeitern zuweisen.

Einmalige Vorbereitung: Arbeitszeitmodelle anlegen

Legen Sie zunächst für jeden Mitarbeiter die passenden Arbeitszeitmodelle an.

Startzeitpunkt der Zuweisung

Hinweis:Falls Sie gerade neu mit LogMyTime starten, betrifft Sie der folgende Abschnitt nicht.

Falls Ihr Betrieb schon länger mit LogMyTime erfasst, gibt es einen längeren Zeitraum in der Vergangenheit für den Zeiteinträgen bei den Mitarbeitern hinterlegt sind. Wenn Sie jetzt neu mit den Arbeitszeitmodellen starten, müssen Sie entscheiden, welches der erste Zeitraum sein soll, für den die Berechnung der Sollzeiten stattfindet.

Startzeitpunkt Berechnung Hinweise
Arbeitszeitmodell startet in der Vergangenheit Die alte Arbeitszeiten werden mit den damals gültigen Sollzeiten verglichen, auch für die Vergangenheit werden Überstundenabrechnungen erstellt. Nachteil: Die Überprüfung und Korrektur vergangener Arbeitszeiten dauert eventuell lange. Überlegen Sie, ob dies wirklich notwendig ist oder Sie sich nur unnötig Arbeit machen.
Grenze: Eine Zuweisung kann frühestens am 1.1.2015 beginnen.
Arbeitszeitmodell startet zum aktuellen Intervall Die alten Arbeitszeiten werden nicht mit Sollzeiten verglichen, nur neue Arbeitszeiten werden verglichen und auf Überstunden hin ausgewertet. Bestehende Überstundenguthaben müssen als Anfangswert via Ausgleichsbuchung eingetragen werden.

Zuweisung für einen Mitarbeiter

Gehen Sie zu Verwaltung > Mitarbeiter, Kartenreiter Aktive Mitarbeiter.

Wählen Sie nun in der Zeile des Mitarbeiters, dem Sie ein Arbeitszeitmodell zuweisen wollen, Weitere Aktionen > Arbeitszeitmodell.

Den Befehl Arbeitszeitmodell gibt es nur für aktive Mitarbeiter, und nur wenn in den Firmenweiten Einstellungen das Modul Überstunden, Sollarbeitszeit, Fehlzeiten, Urlaub auf Modul vollständig eingeschaltet steht.

Die nun erscheinende Tabelle zeigt alle dem Mitarbeiter zugewiesenen Arbeitszeitmodelle an. Dabei wird auch jeweils der Zeitraum mit angegeben. Wählen Sie Arbeitszeitmodell zuweisen, um eine neue Zuweisung hinzuzufügen. Es erscheint ein Formular, in dem Sie das Arbeitszeitmodell und den Zeitraum auswählen können.

Bezieht sich die Sollarbeitszeit des Arbeitszeitmodells auf eine Woche oder einen Monat, wählen Sie im Feld Gültig ab statt eines Tages die Woche oder den Monat, in dem die Zuweisung beginnt. Eine Zuweisung kann frühestens am 1.1.2015 beginnen.

Zuweisung für mehrere Mitarbeiter

Gehen Sie zu Verwaltung > Sollzeiten und Überstunden > Arbeitszeitmodelle.

Wählen Sie nun in der Zeile des Arbeitszeitmodells, das Sie zuweisen wollen, den Befehl Zuweisen. Wählen Sie den Zeitraum und dann die entsprechenden Mitarbeiter für die Zuweisung.

Überstunden-Guthaben aus früheren Zeiträumen erstmalig eintragen

Im Zusammenhang mit dem Anlegen eines Arbeitszeitmodells ist relevant, dass die Überstundenwerte eines Mitarbeiters stimmen. Falls die Mitarbeiter Überstundenguthaben aus früheren Zeiten haben, so sollten Sie diese Startwerte nun als Ausgleichsbuchungen angeben.

Auch müssen weitere Einstellungen stimmen, z.B. muss der Mitarbeiter die passenden Feiertage hinterlegt haben. Es ist daher sinnvoll zu kontrollieren, ob auch die anderen Einstellungen zur Sollarbeitszeit passend getätigt wurden.

Löschen von Zuweisungen

Eine bestehende Zuweisung zwischen eine Arbeitszeitmodell und einem Mitarbeiter können Sie auch wieder löschen.

Schritt 1: Zeigen Sie zuerst die Seite an, auf der man alle Arbeitszeitmodelle des Mitarbeiters sehen kann. Diese finden Sie unter: Verwaltung > Mitarbeiter > Zeile des jeweiligen Mitarbeiters > Weitere Aktionen > Arbeitszeitmodell

Schritt 2: Hier finden Sie nun die Aktion Zuweisung löschen.

LogMyTime lehnt das Löschen ab, wenn danach eine Ausgleichsbuchung des Mitarbeiters auf einen Tag fiele, an dem ihm kein Arbeitszeitmodell mit Sollarbeitszeit zugewiesen ist. Eine Ausgleichsbuchung ist nur an solchen Tagen möglich. Sie haben dann drei Möglichkeiten:

  • Weisen Sie dem Mitarbeiter für diesen Zeitraum ein anderes Arbeitszeitmodell mit Sollarbeitszeit zu.
  • Verschieben Sie die Ausgleichsbuchung auf einen Tag, an dem weiterhin ein Arbeitszeitmodell mit Sollarbeitszeit zugewiesen ist.
  • Löschen Sie die Ausgleichsbuchung.

Beim Löschen einer Zuweisung wird nicht das Arbeitszeitmodell an sich gelöscht, sondern lediglich die Verbindung des Arbeitszeitmodells zu einem Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum. Daher gehen beim Löschen von Zuweisungen auch keine Überstundendaten verloren.

Wenn Sie eine Zuweisung löschen und eine neue Zuweisung anlegen, berechnet LogMyTime die Anzahl der Überstunden neu. Würden Sie nach dem Löschen eine neue Zuweisung mit genau den gleichen Daten wieder anlegen, würde LogMyTime auch die gleichen Werte wieder errechnen. Weisen Sie hingegen ein Arbeitszeitmodell mit anderen Werten zu, werden entsprechend andere Ergebnisse herauskommen.

Hilfe bei Problemen

Falls es Probleme mit dem Zuweisen von Arbeitszeitmodellen geben sollte, so finden Sie auf der Hilfeseite zu diesem Thema eine ausführliche Anleitung mit einigen Beispielen und Lösungsmöglichkeiten für Probleme.

Hat Ihnen diese Anleitung alle Fragen beantwortet?