Zeiterfassung bei Dienstreise: Kosten oder Nutzen?

Geben Sie für die Zeiterfassung auf Dienstreisen zuviel Geld aus? Es ist eine Frage, die gerade heute in Zeiten der Wirtschaftskrise gestellt wird. Denn nun sitzt das Geld nicht mehr so locker, es wird auf jeden Cent geschaut. Und so manch ein Chef fragt sich ob die Ausgaben für die Zeiterfassung bei Dienstreise nicht eingespart, oder zumindest verringert werden könnte. Denn es gibt ja mehrere Möglichkeiten die Zeiterfassung bei Dienstreise von seinen Mitarbeitern durchführen zu lassen. Die auf den ersten Blick kostengünstigste Methode ist, den Mitarbeiter seine Zeiterfassung bei Dienstreise mittels Papier und Stift machen zu lassen. Also der altbekannte Stundenzettel der schon seit vielen Jahren existiert. Auf den ersten Blick spart man dadurch wirklich, denn das einzige was benötigt wird ist, wie gesagt, Papier und Stift. Aber diese Methode ist nicht so preiswert wie man denkt.

Die Kosten entstehen nämlich später, bei der Auswertung der Daten. Denn nach der Dienstreise muss sich der Mitarbeiter oder eine Sachbearbeiterin der Notizen annehmen, sie sortieren, katalogisieren und auswerten. Dies ist mit einem relativ großen Zeitaufwand verbunden. Und dabei ist noch nicht einmal berücksichtigt was passiert, wenn Probleme auftreten. Was ist beispielsweise wenn ein Zettel verloren geht oder der Mitarbeiter so unleserlich schreibt das die Sachbearbeiterin ständig nachfragen muss? Auch das kostet alles viel Zeit und somit auch Geld. Die Zeiterfassung bei Dienstreise mittels handschriftlicher Stundenzettel kommt also doch teurer als gedacht.

Eine weitere Möglichkeit der Zeiterfassung unterwegs wäre die Erfassung der Stundenzettel mittels Excel. Hier liegen die Daten im elektronischen Format vor, lassen sich somit also leichter bearbeiten. Aber hier sind nun tiefere Excel-Kenntnisse der Sachbearbeiterin gefordert, will Sie die Daten möglichst effektiv auswerten.

Da ist die dritte Methode zur Zeiterfassung bei Dienstreise viel einfacher und effektiver. Nämlich die Erfassung der Daten mittels einer Software zur Zeiterfassung. Diese Software wurde eigens auf diese Aufgabe zugeschnitten und ist somit die passgenaueste Lösung des Problems. Die benötigten Daten kann der Mitarbeiter in eine eigens dafür designte Oberfläche eingeben. Hierbei werden alle für die spätere Analyse relevanten Daten abgefragt. Sobald der Mitarbeiter die Daten eingegeben und gespeichert hat werden diese zentral auf dem Sever gespeichert und sind jederzeit und überall auf der Welt via Internet verfügbar. Sie als Fühungskraft können also die vorhandenen Daten schon auswerten während der Mitarbeiter noch unterwegs ist. Dies alles geschieht innerhalb weniger Sekunden und ist mittels einiger weniger Klicks realisiert. So sparen Sie nicht nur Zeit und Geld, Sie habe auch die benötigten Daten immer zur Hand. Und das ist doch auch bares Geld wert.

 

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