Anleitung

Zeiteinträge abschließen

Verwenden Sie Ihre erfassten Zeiten zur Rechnungslegung, zum Controlling oder zur Überstundenauswertung? Dann hilft Ihnen das Abschließen von Zeiteinträgen dabei, den Überblick zu behalten, welche Zeiteinträge hierzu schon abgerechnet worden sind.

Weiterhin verhindert das Abschließen von Zeiteinträgen, dass Mitarbeiter bereits abgerechnete Zeiteinträge nachträglich ändern oder löschen können. Somit kann sich die Grundlage Ihrer bereits ausgedruckten oder exportierten Daten nicht mehr ändern.

Das Abschließen von Zeiteinträgen kann auch als Ergänzung zum Buchungsschluss verwendet werden. So ist es möglich, Zeiteinträge ausdrücklich abzuschließen, die noch nicht vom Buchungsschluss betroffen sind. Zudem können Sie beim Erstellen von Auswertungen Zeiteinträge danach filtern, ob diese bereits abgeschlossen wurden oder noch offen sind.

Einen Vergleich dem Buchungsschluss und dem Abschließen von Zeiteinträgen finden Sie hier

Wer darf Zeiteinträge abschließen?

Nur Administratoren können Zeiteinträge abschließen und wieder freigeben.

Einen einzelnen Zeiteintrag abschließen

Zeigen Sie die Zeiteintragsverwaltung an. Suchen Sie in der Liste der Zeiteinträge den Zeiteintrag, den Sie abschließen wollen. Wählen Sie in der entsprechenden Zeile unter Bearbeiten > Weitere Aktionen den Punkt Abschließen aus.

einen einzelnen Zeiteintrag in der Zeiterfassung abschließen

Abgeschlossene Zeiteinträge sind mit einem kleinen Vorhängeschloss gekennzeichnet und können nicht mehr verändert oder gelöscht werden.

abgeschlossene Zeiteinträge in der Zeiterfassung

Mehrere Zeiteinträge auf einmal abschließen

Zeigen Sie die Zeiteintragsverwaltung an. Passen Sie die Filterkriterien so an, dass nur noch die Zeiteinträge in der Liste erscheinen, die Sie abschließen wollen. Zum Beispiel alle Zeiteinträge, die älter sind als eine Woche oder alle Zeiteinträge eines Projektes. Zusätzlich können Sie auch nach nicht abgeschlossenen Zeiteinträgen filtern, um sich einen besseren Überblick über die neuen Einträge zu verschaffen.

Sobald Sie die passenden Zeiteinträge in der Liste sehen, klicken Sie auf den Knopf "Abschließen / Freigeben". Wählen Sie "Zeiteinträge abschließen" aus. Es werden nun alle als Suchergebnis angezeigten Zeiteinträge abgeschlossen.

Massenabschluß von Zeiteinträgen

Alle Zeiteinträge aus einer Auswertwertung abschließen

Erstellen Sie die Auswertung, die Sie benötigen. Klicken Sie in der Bedienleiste direkt oberhalb der Auswertung auf "Weitere Aktionen". Wählen Sie "Alle Zeiteinträge dieser Auswertung abschließen".

Zeiteinträge aus einer Auswertung heraus abschließen

Nur offene Zeiteinträge auswerten

Nachdem Sie einmal Zeiteinträge abgeschlossen haben, können Sie bei späteren Auswertungen entscheiden, was Sie auswerten möchten:

  • alle Zeiteinträge
  • nur die bereits abgeschlossenen Zeiteinträge
  • nur die noch offenen Zeiteinträge

Beispielandwendungsfall: Sie schreiben eine Rechnung für einen Kunden und schließen die in Rechnung gestellten Zeiteinträge ab. Ein paar Monate später stellen Sie erneut eine Rechnung. Nun suchen Sie nur nach den Zeiteinträgen, die noch offen sind.

So suchen Sie in der Zeiteintragsverwaltung nach offenen Zeiteinträgen

Zeigen Sie die Zeiteintragsverwaltung an:

LogMyTime Webseite > Verwaltung > Zeiteinträge.

Wählen Sie Einträge filtern, dann >> Weitere Filter. Setzen Sie dann ein Häckchen bei Abgeschlossen und wählen Sie Ihren Filter, z.B. Nur nicht abgeschlossene Zeiteinträge.

nach offenen Zeiteinträgen filtern

So zeigen Sie eine Auswertung an, die nur offene Zeiteinträge enthält

Wählen Sie die Auswertung, die Sie benötigen, z.B. die Auswertung "Stundenzettel detailliert". Zeigen Sie für diese Auswertung die Seite mit den Auswertungsparametern an.

Wählen Sie nun Abgeschlossen: Nur nicht abgeschlossene Zeiteinträge.

Manchmal ist der Abgeschlossen-Filter nicht gleich zu sehen. Dann können Sie auf Weitere Einstellungen: >> Einblenden klicken, um weitere Filter anzuzeigen. Manche Auswertungen bieten den Abgeschlossen-Filter jedoch auch gar nicht an, z.B. die Auswertung "Stundenzettel aufsummiert".

offene Zeiteinträge in Auswertung

Abgeschlossene Zeiteinträge wieder freigeben

Sollten Korrekturen an bereits abgeschlossenen Zeiteinträgen nötig sein, haben Sie 2 Möglichkeiten:

  • Als Administrator können Sie in der Zeiteintragsverwaltung schon abgeschlossene Zeiteinträge ändern. Dies gilt sowohl für eigene Zeiteinträge wie auch für die Zeiteinträge anderer Mitarbeiter.
  • Oder Sie können als Administratoren bereits abgeschlossene Zeiteinträge auch wieder für Änderungen freigeben. Die Vorgehensweise ist die gleiche wie auch beim Abschließen von Zeiteinträgen. Allerdings müssen Sie nun in den entsprechenden Aktionsmenüs auf "freigeben" statt "abschließen" klicken.

Siehe auch