Anleitung

Buchungsschluss und Abschließen von Zeiteinträgen in der Übersicht

LogMyTime bietet zwei Funktionen, mit denen man die Datenbasis vor Änderungen sichern kann: den Buchungsschluss und das Abschließen von Zeiteinträgen. Diese Seite vergleicht die beiden Funktionen.

Vergleichstabelle

Buchungsschluss Abschließen von Zeiteinträgen
Auf was bezieht sich die Funktion? Bezieht sich auf einen Zeitraum. Alle Zeiteinträge, die in diesen Zeitraum fallen, sind vom Buchungsschluss betroffen. Bezieht sich immer auf einen einzelnen Zeiteintrag. Dieser Zeiteintrag wird jeweils vor Änderungen geschützt. Dabei ist es egal, welches Datum der Zeiteintrag hat. Es zählt nur, ob der Zeiteintrag abgeschlossen wurde oder nicht.
Mitarbeiter will Zeiteintrag erstellen An Tagen mit Buchungsschluss nicht möglich. Ohne Einschränkung möglich.
Mitarbeiter will Zeiteintrag ändern An Tagen mit Buchungsschluss nicht möglich. Bei betroffenen Zeiteinträgen nicht möglich.
Mitarbeiter will Zeiteintrag löschen An Tagen mit Buchungsschluss nicht möglich. Bei betroffenen Zeiteinträgen nicht möglich.
Administrator will Zeiteintrag erstellen, ändern und löschen Ohne Einschränkung möglich. Ohne Einschränkung möglich.
Kombination möglich LogMyTime erlaubt es auch, Zeiteinträge auf beide Arten vor Änderungen zu schützen. Sie können während des laufenden Monats z.B. die Zeiteinträge eines beendeten Projektes abschließen und dann am Monatesende einen Buchungsschluss für den ganzen Monat setzen.
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Mögliche Anwendungsfälle

Nutzungsmöglichkeiten für den Buchungsschluss:

  • Falls Ihre Mitarbeiter zeitnah die Arbeitszeit erfassen sollen, dann können Sie einen mitlaufenden Buchungsschluss setzen. Dadurch können Mitarbeiter Zeiteinträge nicht mehr beliebig nachtragen.
  • Sie können protokollieren, dass die erfasste Arbeitszeit bereits in die Lohnabrechnung oder Überstundenauswertung eingeflossen ist, indem Sie den Buchungsschluss auf den ersten Tag des neuen Monats setzen und dann die Daten des vorherigen Monats an die Lohnbuchhaltung weiterreichen.

Nutzungsmöglichkeiten für das Abschließen von Zeiteinträgen:

  • Wenn Sie Zeiteinträge immer gleich abschließen, nachdem diese ausgewertet wurden, können Sie bei nachfolgenden Auswertungen Zeiteinträge danach filtern, ob diese bereits abgeschlossen wurden oder noch offen sind. So behalten Sie immer den Überblick, welche Zeiteinträge noch nicht abgerechnet wurden.
  • Schließen Sie die Zeiteinträge von beendeten Projektes ab. Stellen Sie dann das Projekt Ihrem Kunden in Rechnung. Nun können die in Rechnung gestellten Zeiteinträge nicht mehr geändert werden.
  • Wenn Sie die Zeiteinträge regelmäßig durchsehen und auf ihre Richtigkeit überprüfen, können Sie die durchgesehenen Zeiteinträge danach abschließen. Beim nächsten Durchsehen filtern Sie in der Zeiteintragsverwaltung nach nicht abgeschlossenen Zeiteinträgen. So erhalten Sie eine Liste mit allen Zeiteinträgen, die Sie noch nicht durchgesehen haben.

Wann Sie auf die Nutzung des Buchungsschlusses und auf das Abschließen der Zeiteinträge verzichten sollten:

  • wenn Sie möglichst wenig administrativen Aufwand haben wollen und alle Mitarbeiter mit der Zeiterfassung sicher umgehen können