Anleitung

Abrechenbarkeit

Stellen Sie Kunden Arbeitszeit in Rechnung?

Dann kann es wichtig für Sie sein, den Überblick zu behalten zwischen Arbeitszeiten, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen und nicht-abrechenbaren Arbeitszeiten. Die in die LogMyTime Zeiterfassung eingebaute Funktion Abrechenbarkeit von Zeiteinträgen hilft Ihnen dabei.

Wie kann die Abrechenbarkeit bestimmt werden?

Sie können in LogMyTime darüber entscheiden, ob Sie die Abrechenbarkeit nutzen möchten oder diese Funktion komplett ausgeschaltet lassen. Falls Sie sich für eine Nutzung entscheiden, wird die Abrechenbarkeit eines Zeiteintrags aus der Abrechenbarkeit der zugehörenden Tätigkeit hergeleitet.

Beispiel: Sie hinterlegen in der Tätigkeitenverwaltung, dass die Tätigkeit "Kulanzleistung" nicht abrechenbar ist. Sie erstellen einen Zeiteintrag mit der Tätigkeit "Kulanzleistung". Dieser Zeiteintrag wird dann nicht abrechenbar sein.

Zusätzlich können Sie in den Firmenweiten Einstellungen festlegen, ob die Abrechenbarkeit beim Erstellen des Zeiteintrags überschrieben werden darf.

Beispiel: Sie hinterlegen in der Tätigkeitenverwaltung, dass die Tätigkeit "Kundenaquise" nicht abrechenbar ist. In den Firmenweiten Einstellungen bestimmen Sie, dass Mitarbeiter die Abrechenbarkeit überschreiben dürfen. Ihr Mitarbeiter erstellt nun einen Zeiteintrag mit der Tätigkeit "Kundenaquise". Der Zeiteintrag wäre aufgrund der Tätigkeit eigentlich nicht abrechenbar. Durch die Firmenweite Einstellung darf der Mitarbeiter aber jetzt frei entscheiden. Er wählt dass der Zeiteintrag ausnahmsweise abrechenbar sein soll.

Abrechenbarkeit und Stundensätze

Sobald Sie die Stundensatz-Funktion einschalten, verlieren Sie die Wahlmöglichkeiten bei der Abrechenbarkeit. Die Abrechenbarkeit ist automatisch immer eingeschaltet. Der Abrechenbarkeits-Status eines Zeiteintrags wird von der jeweiligen Tätigkeit des Zeiteintrags bestimmt. Die Abrechenbarkeit kann nicht mehr beim Erstellen eines Zeiteintrags durch den Mitarbeiter selbst gesetzt werden.

Abrechenbarkeit einschalten

Hinweis: Falls Sie die Funktion "Stundensätze" eingeschaltet haben, können Sie die Abrechenbarkeit nicht verändern.

Schritt 1

Loggen Sie sich als Administrator in Ihr LogMyTime Konto ein. Gehen Sie zur Verwaltung. Zeigen Sie dort die "Firmenweiten Einstellungen" an.

Wählen Sie Abrechenbarkeit ein- oder ausschalten. Schalten Sie die Abrechenbarkeit ein.

Schritt 2

Entscheiden Sie dann, ob Mitarbeiter beim Erfassen eines Zeiteintrags die Abrechenbarkeit selbstständig ändern können.

Option 1: Alle Mitarbeiter dürfen die Abrechenbarkeit der Tätigkeit für einzelne Zeiteinträge überschreiben.

Wählen Sie diese Option, dann taucht im Formular 'Zeiteintrag erstellen' ein Kontrollkästchen auf. Der Mitarbeiter kann jetzt frei über die Abrechenbarkeit seines Zeiteintrags entscheiden.

Tipp: Bitten Sie die Mitarbeiter, den Grund der Änderung im Kommentar des Zeiteintrags festzuhalten. So lässt sich auch später noch feststellen, warum die Abrechenbarkeit von der Vorgabe abweicht.

Option 2: Mitarbeiter dürfen die Abrechenbarkeit nicht überschreiben. Zeiteinträge sind immer dann abrechenbar, wenn die zugehörige Tätigkeit abrechenbar ist.

Der Mitarbeiter kann beim Erfassen des Zeiteintrags nicht direkt darüber entscheiden, ob der Zeiteintrag abrechenbar sein soll, oder nicht. Der Zeiteintrag wird seinen Abrechenbarkeitsstatus ausschließlich aus der gewählten Tätigkeit beziehen.

Tipp: Sie können Tätigkeiten auch doppelt anlegen, einmal in der abrechenbaren Version und einmal in der nicht-abrechenbaren Version, z.B. "Regiestunden - abrechenbar" und "Regiestunden - nicht abrechenbar - Kulanzleistung".

Schritt 3

Wechseln Sie nun zur Tätigkeitenverwaltung: Verwaltung > Tätigkeiten.
Hier müssen Sie überprüfen, ob die Tätigkeiten den passenden Abrechenbarkeitsstatus haben.

Übersicht über abrechenbare Zeiten

In der Liste mit den Zeiteinträgen sind abrechenbare Zeiten mit einem kleinen Symbol gekennzeichnet.

Für weitere Informationen fahren Sie mit der Maus über das Tortendiagramm.

Auswertungen mit abrechenbaren Zeiten

Die erfassten Zeiten können in den Auswertungen nach Abrechenbarkeit gefiltert werden, so dass Sie in Kundenauswertungen und Projektauswertungen entweder nur abrechenbare Zeiten oder alle Zeiten anzeigen können.