Anleitung

Stundenrahmen für Projekte

Bei Projekten können Sie die bislang angefallene Arbeitszeit mit den geplanten Sollstunden vergleichen, indem Sie einen "Stundenrahmen" vergeben.

Dabei können Sie den Stundenrahmen entweder für das gesamte Projekt eintragen oder einzeln für jede Tätigkeit des Projektes. Zudem können Sie oder Ihre Mitarbeiter sich warnen lassen, wenn das Projekt sich dem Ende des Stundenrahmens nähert. Überbuchungen können Sie verbieten. Auch können Sie wählen, wer den Stundenrahmen einsehen darf.

Mögliche Arten von Stundenrahmen

Art des Stundenrahmens Beschreibung
Kein Stundenrahmen Falls Sie keinen Stundenrahmen benötigen, können Sie ihn ausschalten.
Ein Stundenrahmen pro Projekt Für jedes Projekt wird ein Gesamtstundenrahmen hinterlegt, der für alle Zeiteinträge des Projekts gilt - unabhängig von der gebuchten Tätigkeit.
Stundenrahmen für einzelne Tätigkeiten des Projektes Für jede Tätigkeit eines Projektes wird ein Stundenrahmen hinterlegt. Die Summe der Stundenrahmen der Tätigkeiten eines Projektes ergibt den Stundenrahmen für das Projekt.

Stundenrahmen einrichten

Schritt 1 - Firmenweite Einstellungen anzeigen

Loggen Sie sich als Administrator in Ihr LogMyTime Konto ein. Gehen Sie zur Verwaltung. Zeigen Sie dort die "Firmenweiten Einstellungen" an.

Wählen Sie Stundenrahmeneinstellung ändern .

Schritt 2 - Art des Stundenrahmen wählen

Suchen Sie unter Art des Stundenrahmens aus, welchen Stundenrahmen Sie für Ihr Konto wünschen. Diese Einstellung gilt für alle Projekte Ihres Kontos.

Im Formular mit den Stundenrahmen-Einstellungen können Sie auch wählen, welche Benutzer den Stundenrahmen sehen dürfen. Füllen Sie auch das restliche Formular nach Ihren Bedürfnissen aus. Bitte beachten Sie, dass manche Optionen nur erscheinen, wenn Sie wählen, dass alle Mitarbeiter die Stundenrahmen sehen dürfen.

Schritt 3 - Stundenrahmen eintragen

Art des Stundenrahmens Eintragen der Werte
Ein Stundenrahmen pro Projekt Tragen Sie beim Anlegen eines neuen Projektes in das Feld Stundenrahmen die Sollstunden ein.
Stundenrahmen für einzelne Tätigkeiten des Projektes
  1. Zeigen Sie die Projekttabelle an.
  2. Suchen Sie die Zeile des entsprechenden Projekts.
  3. Weisen Sie dem Projekt eine oder mehrere Tätigkeiten zu. Nach dem Speichern kommen Sie dann automatisch in das Formular zum Eintragen der Stundenrahmen.
  4. Müssen Sie nichts zuweisen, können Sie auch direkt in der Projekttabelle in der Zeile des Projekts unter Weitere Aktionen den Link Stundenrahmen ändern wählen.
  5. Geben Sie nun unter Geplanter Stundenrahmen den Wert für jede Tätigkeit ein und speichern Sie. Klicken Sie dazu direkt in die entsprechende Tabellenzelle.
Falls Sie die Option "Stundenrahmen für einzelne Tätigkeiten des Projektes" nutzen, müssen Sie den Projekten jeweils Tätigkeiten zuweisen. Normalerweise ist eine solche Zuweisung in beide Richtungen möglich. Sie können in der Projektverwaltung einem Projekt die zugehörigen Tätigkeiten zuweisen. Sie können aber auch in der Tätigkeitenverwaltung der Tätigkeit alle erlaubten Projekte zuweisen. Diese zweite Zuweisungsrichtung ist bei der Option "Stundenrahmen für einzelne Tätigkeiten des Projektes" aber nicht mehr zugänglich. Man könnte sonst, ohne es mitzubekommen, die Tätigkeitsstundenrahmen für viele Projekte verändern.

Kontrolle der Stundenrahmen

Bei Mitarbeitern, die den Stundenrahmen sehen dürfen, erscheint dieser im "Zeit erfassen" Formular auf der Webseite. Je nach Art des Stundenrahmens erscheint der Hinweis neben der Projektauswahlbox oder Tätigkeitenauswahlbox.

In den Firmenweiten Einstellungen zum Stundenrahmen können Sie wählen, was alles passieren soll, sobald der Stundenrahmen bald ausgeschöpft sein wird oder sogar überschritten ist:

  • Warnung per E-Mail bei Überschreitung des Stundenrahmens - Sie können angeben, ab welchem Prozentwert und an wen die Warnung versandt wird.
  • Warnung auf der Webseite im Formular zum Zeit erfassen - Sie können angeben, ab welchem Prozentwert die Warnung erscheint. In der App erscheint keine Warnung.
  • Buchung wird abgelehnt - Sie können angeben, ab welchem Prozentwert die Buchung abgeleht wird

Stundenrahmen auswerten

Falls Sie die Einstellung "Stundenrahmen pro Projekt" nutzen, können Sie die Stundenrahmen sehen:

  • in der Projektauswertung
  • auf der Auswertungs-Übersichtsseite
  • in der Projekttabelle
  • im CSV-Export der Projekttabelle

Falls Sie die Einstellung "Stundenrahmen für einzelne Tätigkeiten des Projektes" nutzen, können Sie zusätzlich die Stundenrahmen der einzelnen Tätigkeitenin der Projektauswertung sehen.

Häufige Fragen

Frage:

Ich sehe die Spalten "Stundenrahmen" und "Stundenrahmen %" in der Projekttabelle nicht. Wie kann ich diese anzeigen?

Antwort: Oberhalb der Tabelle finden Sie die Einstellungsmöglichkeit "Tabellenspalten" . Dort können Sie Häkchen setzen und entfernen bei den Spalten die jeweils angezeigt, bzw. nicht angezeigt werden. Setzen Sie bei den beiden Stundenrahmen-Tabellenspalten ein Häkchen.

Frage:

Ich benutze die Option "Stundenrahmen pro Projekt". Wie kann ich am schnellsten sehen, welche Projektstundenrahmen bald ausgeschöpft sind?

Antwort: Zeigen Sie unter Verwaltung - Projekte die Projekttabelle an. Dort finden Sie die Tabellenspalten "Stundenrahmen" und "Stundenrahmen %" Falls diese Spalten nicht sichtbar sind, wählen Sie Tabellenspalten und setzen Sie Häkchen bei den entsprechenden Spalten.

Klicken Sie auf die Tabellenüberschrift namens Stundenrahmen %. Sortieren Sie die Tabelle so, dass die Projekte mit dem am höchsten ausgelasteten Stundenrahmen oben stehen. Nun können Sie Arbeitszeit und Stundenrahmen gut vergleichen.

Frage:

Ich benutze die Option "Stundenrahmen pro Projekt". Ich möchte meine Projekte und den Stundenrahmen exportieren/in Excel weiter bearbeiten. Kann ich das?

Antwort: Es ist möglich, die Projekttabelle in Excel zu importieren. Zeigen Sie die Projekttabelle an unter Verwaltung - Projekte. Wählen Sie dann oberhalb der Tabelle den Befehl Daten-Export an.

Die exportierte CSV-Datei können Sie in Excel öffnen oder in anderen Programmen weiterverarbeiten.

Frage:

Ich benutze die Option "Stundenrahmen für einzelne Tätigkeiten des Projektes". Wie kann die einzelnen Tätigkeiten und den Grad der Ausschöpfung auswerten?

Antwort: Zeigen Sie unter Auswertungen > Projekte eine Projektauswertung an. Erstellen Sie eine Projektauswertung über ein oder mehrere Projekte und wählen Sie dabei den als Auswertungszeitraum "Gesamte Projektlaufzeit"

In der Auswertung sehen Sie nun Spalten mit der tatsächlichen Arbeitszeit, dem geplanten Stundenrahmen usw.