Mit dem neusten Update erhält die LogMyTime Zeiterfassung zwei neue Funktionen und zahlreiche kleine Verbesserungen.

Abrechenbarkeit

Viele Nutzer von LogMyTime stellen ihren Kunden Arbeitszeit direkt in Rechnung. Doch nicht alle Zeiteinträge sollen in die Rechnung einfließen.

In Zukunft ist dies kein Problem mehr. Sie können nun Zeiteinträge als abrechenbar oder nicht abrechenbar markieren.

LogMyTime zeigt in der Liste mit den Zeiteinträgen durch ein kleines Icon (ein goldener Münzstapel) an, welche Zeiteinträge abrechenbar sind

Auch in der Schnellübersicht sieht man die abrechenbaren Stunden

In den Kundenauswertungen können Sie dann bequem nach abrechenbaren Zeiteinträgen filtern. In Ihrer Auswertung erscheinen dann etwa nur noch alle mit 'abrechenbar' markierten Zeiteinträge.

Hinweis für schon bestehende Nutzer:

Die neue Funktion Abrechenbarkeit ist standardmäßig eingeschaltet und alle Ihre bestehenden Zeiteinträge sind als abrechenbar markiert.

Benötigen Sie die Funktion nicht, so können Sie die Abrechenbarkeit unter Verwaltung > Firmenweite Einstellungen abschalten.

In der LogMyTime Hilfe finden Sie genaue Erläuterungen zur Abrechenbarkeit.

Tätigkeitenverwaltung

Tätigkeiten können nun nicht mehr nur frei eingegeben, sondern stattdessen auch aus einer von Ihnen vorgegebenen Liste ausgewählt werden.

Bislang war es so, dass jeder Mitarbeiter einer Firma beim Erfassen seiner Arbeitszeit seine Tätigkeit frei eintragen konnte. Schaltet eine Firma nun die neue Tätigkeitenverwaltung ein, dann werden die Tätigkeiten ab diesem Zeitpunkt vom Administrator verwaltet. Er erstellt eine Liste mit Tätigkeiten. Normale Mitarbeiter können dann beim Erfassen der Zeit aus der vom Administrator erstellten Liste mit vorgegebenen Tätigkeiten auswählen.

Dies sorgt z.B. für verbessertes Controlling.

Sie haben also nun die Wahl:

Tätigkeitenverwaltung eingeschaltet	Tätigkeitenverwaltung ausgeschaltet
Benutzer muss beim Erfassen seiner Arbeitszeit aus einer vom Administrator vorgegebenen Liste an Tätigkeiten auswählen.	Benutzer darf beim Erfassen seiner Arbeitszeit seine Tätigkeit frei eingeben.

Auch Tätigkeiten können als abrechenbar oder nicht abrechenbar markiert werden. Beim Erstellen des Zeiteintrags wird dies automatisch in das Formular übernommen, kann jedoch vom jeweiligen Mitarbeiter übergangen werden, falls z.B. eine Leistung für den Kunden ausnahmsweise auf Kulanzbasis erfolgt.

Falls Sie diese Funktion benötigen, schauen Sie sich einfach unsere Anleitung zur Tätigkeitenverwaltung an

Weitere Änderungen

Neben den beiden neuen Funktionen gibt es eine Vielzahl kleinere Änderungen.

• Neue Mitarbeiter erhalten jetzt während der ersten Zeiteinträge kleine Hilfe-Tooltipps. Diese verschwinden nach einigen Zeiteinträgen von selbst, um schon erfahrenere Benutzer nicht zu nerven
• Es gibt eine Seite mit Firmenweiten Einstellungen. Der Administrator kann dort LogMyTime an die Bedürfnisse der eigenen Firma anpassen, er kann dort zum Beispiel entscheiden, ob die Abrechenbarkeit ein- oder ausgeschaltet sein soll.
• Das Aussehen der Stoppuhr wurde verbessert.
• Die Liste mit den Zeiteinträgen wirkt übersichtlicher und aufgeräumter.
• Das Formular zum Erstellen eines Zeiteintrags ist etwas kürzer, so dass man auf kleineren Monitoren mehr sehen kann.
• Für Nutzer mit alten IE7 Browser gab es einige Verbesserungen in der Darstellung.
• Für Mac-Nutzer haben wir die Möglichkeit zum Ausfüllen von Formularen mittels Tab-Taste verbessert.
• LogMyTime hat jetzt eine Anleitung
• Und schließlich wurde der öffentliche Teil der Webseite, wie z.B. die LogMyTime Hauptseite auch etwas übersichtlicher gestaltet.

In einem der nächsten Updates der LogMyTime Zeiterfassung werden wir die Abrechenbarkeit besser in die Auswertungen integrieren. An Ihren Vorschlägen hierzu sind wir wie immer sehr interessiert.

Wir danken allen Kunden, die durch Ihr Feedback an diesem Update mitgewirkt haben und freuen uns weiterhin auf Ihre Rückmeldungen!

Unser Webhost (die Firma Hetzner) hat ein neues Datacenter in Falkenstein im Vogtland in Betrieb genommen, das zukünftig noch höhere Verfügbarkeit und zusätzlich Sicherheit für unseren dedizierten Server gewährleisten soll.

In der Nacht vom 31.8 auf den 1.9. 2010 wird der Server vom bisherigen Rechenzentrum in Nürnberg nach Falkenstein umziehen. Deswegen wird LogMyTime von 21.45 bis voraussichtlich ca. 7:45 morgens nicht erreichbar sein.

Selbstverständlich werden wir unmittelbar vor dem Umzug ein letztes verschlüsseltes System- und Datenbankbackup auf einem zweiten Server anlegen, um für unvorhergesehene Probleme mit dem Umzug des Servers gerüstet zu sein.

Wir halten Sie mit unserem Twitter-Account für Serverstatusmeldungen auf dem Laufenden.

Update: Der Umzug ist deutlich schneller als erwartet verlaufen. LogMyTime war bereits um 4:52 wieder online.

Letzte Nacht haben wir eine neue Version von LogMyTime veröffentlicht. Die wohl wichtigste neue Funktion ist die Möglichkeit, Projekte einzelnen Mitarbeitern zuzuordnen.

Projekte und Mitarbeiter einander zuordnen

Bislang konnte jeder Mitarbeiter einer Firma für alle Projekte seines Betriebes Arbeitszeiten erfassen.

Ab jetzt gibt es die Möglichkeit, Projekte nur bestimmten Benutzern zuzuordnen.

Für welche Firmen ist diese Funktion geeignet

• Nicht jeder Mitarbeiter muss über alles in der Firma Bescheid wissen. Falls in der Firma Aushilfskräfte beschäftigt werden oder falls es besondere Projekte gibt, die nur einem kleinen Mitarbeiterkreis zugänglich gemacht werden sollen. Deswegen können Mitarbeiter, die einem Projekt nicht zugeordnet sind, dieses Projekt auch nicht sehen. Weder in der Projektliste, noch in den Auswertungen, noch in der Schnellübersicht.

• Große Firmen bearbeiten oft viele Projekte gleichzeitig. Da kann die Projektliste schnell unübersichtlich werden. Ordnet man einem Mitarbeiter, die Projekte zu, an denen er gerade arbeitet, dann bleibt seine Liste zur Projektauswahl im Zeiterfassungsformular nun übersichtlich.

Die Nutzung der Funktion ist komplett optional. Falls Sie LogMyTime so nutzen wollen wie bislang, dann müssen Sie gar nichts tun. Dann stehen weiterhin alle Projekte allen Mitarbeitern zur Verfügung.

So ordnen Sie ein Projekt nur ganz bestimmten Mitarbeitern zu:

Schritt 1

Zeigen Sie die Projektliste an (Verwaltung > Projekte).

Wählen Sie dort das Projekt, dem Sie Mitarbeiter zuordnen wollen. Klicken Sie dann in der passenden Bearbeiten-Spalte auf 'Mitarbeiter'.

Schritt 2

Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die an dem Projekt arbeiten dürfen (1).

Klicken Sie auf Speichern (2).

Schritt 3 - fertig

In der Projektliste sehen Sie nun die Zuordnung:

Tipp: Noch schneller zuordnen

Sobald Sie das erste Projekt zugeordnet haben, können Sie diese Mitarbeiterzuordnung für andere Projekte übernehmen. Dies ist praktisch für mehrere Projekte, die genau vom gleichen Team durchgeführt werden sollen.

Weitere neue Funktionen

• Kommentare werden in der Zeiteintragsliste mit korrekten Zeilenumbrüchen angezeigt und sind etwas kleiner abgebildet, um die Liste möglichst übersichtlich zu halten.

• Alle Listen in der Verwaltung oder in der Schnellübersicht können nun perfekt sortiert werden

• Im Formular zur Arbeitszeiterfassung kann nun bei der von/bis-Angabe eine vierstellige Uhrzeit ohne Trennzeichen eingegeben werden. Statt 8:00 kann auch 0800 geschrieben werden. Dies ist praktisch für alle, die gerne auf dem Ziffernblock tippen.

• Überschneiden sich zwei Zeiteinträge, gibt es jetzt beim Erstellen des zweiten Zeiteintrags eine unaufdringliche Warnung. Wem Überschneidungen egal sind, kann diese Warnung einfach ignorieren.

Danke an alle Benutzer, die uns diese neuen Features vorgeschlagen haben! Wir freuen uns auf weiteres Feedback.